KSeF w praktyce – co musisz wiedzieć?

Krajowy System e-Faktur, czyli KSeF, to największa od lat zmiana w obiegu faktur w Polsce. Centralny system ma uprościć wystawianie, przesyłanie i archiwizację faktur ustrukturyzowanych. W praktyce oznacza mniej papieru i jednolity format, ale także dodatkowe obowiązki dla przedsiębiorców. Jak przygotować się na zmiany?

Czym jest KSeF?

KSeF to państwowa platforma do wystawiania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych, dostępna z Portalu Podatkowego Ministerstwa Finansów (podatki.gov.pl). Każda faktura, która trafi do systemu, ma otrzymać unikatowy numer. System obsługuje faktury w formacie XML, zgodne z ustaloną strukturą logiczną, określaną jako FA(2). Standaryzowana forma dokumentów ma ułatwić wiele procesów księgowych i podatkowych – do tego dostępne będą różne darmowe narzędzia wspierane przez API KSeF, takie jak Aplikacja Podatnika.

Aktualnie wciąż trwa etap testowy KSeF, jednak obowiązek korzystania z nowego systemu zbliża się coraz bardziej. Terminy zostały ustalone ustawowo i podzielone na etapy – dla największych podatników (sprzedaż z VAT powyżej 200 mln zł w 2024 r.) jest to 1 lutego 2026 r., z kolei dla pozostałych przedsiębiorców KSeF będzie obowiązkowy od 1 kwietnia 2026 r. Do końca grudnia 2026 r. dopuszczalne jest wystawianie faktur poza KSeF do kwoty 10 000 zł w ciągu miesiąca (suma sprzedaży z VAT).

Jak działa faktura ustrukturyzowana i numer KSeF?

Faktura ustrukturyzowana to plik XML z określoną strukturą pól. Ścisły format sprawia, że weryfikacja faktur staje się bardzo łatwa i może odbywać się automatycznie – po przesłaniu do KSeF dokument otrzymuje numer identyfikacyjny i stosowny status („zatwierdzony” lub „odrzucony”). Numer KSeF ma natomiast znaczenie praktyczne; powinien być umieszczony na dokumencie i służy m.in. do identyfikacji przy rozliczeniach i archiwizowaniu.

Wyjątki i mechanizmy przejściowe

Choć wejście KSeF zbliża się wielkimi krokami, ustawa przewiduje także okres przejściowy. Do końca 2026 r. wciąż można będzie wystawiać faktury poza KSeF, o ile w danym miesiącu suma ich wartości z VAT nie przekroczy 10 000 zł. Ta reguła ma ułatwić przejście zwłaszcza mniejszym podatnikom. Ponadto kwestia obowiązku podawania numeru KSeF przy płatnościach została odroczona w czasie – również do końca roku 2026.

Jak przygotować firmę?

Aby sprawnie przejść na KSeF i uniknąć ewentualnych kontroli czy kar, warto zadbać o odpowiedni plan. Pierwszym krokiem powinien być audyt systemów księgowych. Należy sprawdzić, czy programy księgowe wykorzystywane przez firmę obsługują format FA(2) lub oferują integrację z API KSeF. Oprócz tego ważne będą też procedury wewnętrzne – np. kto wystawia i zatwierdza faktury.

Szczególnie istotne jest przeszkolenie osób zajmujących się księgowością, wystawianiem faktur lub realizacją transakcji z nowymi zasadami. Warto także zacząć wprowadzać KSeF nieco wcześniej niż w momencie wejścia obowiązku (1 kwietnia 2026 r.) – okres dobrowolny można wykorzystać do testów i dopracowania swoich systemów, jeśli zajdzie taka potrzeba.

Błędy w KSeF i jak ich uniknąć

Nowy format faktur nie wyeliminuje całkowicie błędów w dokumentach. Pomyłki przy wystawianiu faktur w KSeF mogą skutkować odrzuceniem dokumentu lub opóźnieniami w księgowaniu – dlatego warto zadbać o ograniczenie ryzyka. Dobre praktyki to m.in. automatyczne walidacje przed wysyłką, jasna polityka korekt (zgodna z procedurami KSeF) i archiwizacja kopii XML. W razie wątpliwości zawsze warto skonsultować się z doradcą podatkowym lub skorzystać z profesjonalnych usług księgowych.

Co oznacza KSeF dla biura rachunkowego?

Warto także spojrzeć na KSeF z perspektywy księgowości. Dla biura rachunkowego KSeF to zarówno nowy obowiązek, jak i szansa na automatyzację procesów, a także na szybszy dostęp do dokumentów klientów i usprawnienie usług dodanych. Niezbędna jest jednak inwestycja w integrację, nowe procedury i komunikację z klientami. KSeF to narzędzie, które przy dobrze zaplanowanym wdrożeniu może poprawić jakość obsługi finansowej firmy z obydwóch stron – warto zadbać o rzetelny audyt, przetestowanie nowych rozwiązań i szczegółowe zrozumienie procedur.