Zadatek a zaliczka – czym się różnią?

Zadatek i zaliczka to dość podobne terminy, które bywają mylone – po zagłębieniu się w szczegóły znaczenia tych słów można jednak znaleźć pewne bardzo istotne różnice. Jest to ważne zwłaszcza w kontekście umów rezerwacyjnych, przedwstępnych i sprzedażowych. Od użytej terminologii zależy, czy wpłacona kwota jedynie zasila późniejszą cenę, czy stanowi realne zabezpieczenie umowy. W polskim prawie zadatek ma wyraźną podstawę w art. 394 Kodeksu cywilnego, natomiast zaliczka nie ma odrębnej definicji prawnej.

Czym jest zadatek? Jak działa zwrot zadatku?

Zadatek to świadczenie przekazywane przy zawarciu umowy, które dyscyplinuje obie strony. Jeśli umowa nie zostanie wykonana z winy jednej strony, druga strona może odstąpić od umowy. Strona otrzymująca zadatek (z reguły sprzedawca) może go wtedy zatrzymać, podczas gdy strona wręczająca zadatek (z reguły kupujący) może w takiej sytuacji żądać kwoty dwukrotnie wyższej.

Jeśli umowa została wykonana zgodnie z jej zapisami, zadatek zalicza się na poczet świadczenia strony wręczającej zadatek. Gdy jest to niemożliwe, wręczona kwota podlega zwrotowi. Jeżeli natomiast umowa zostanie rozwiązana albo jej niewykonanie nastąpi z przyczyn niezależnych od obu stron, zadatek wraca, bez możliwości wniesienia roszczenia o podwójną kwotę. Szczegółowe zasady funkcjonowania mechanizmu zadatku są opisane w art. 394 Kodeksu cywilnego.

Co to jest zaliczka i jak wygląda zwrot zaliczki?

Zaliczka działa przede wszystkim jako przedpłata na poczet przyszłego świadczenia – z tej perspektywy jej funkcjonowanie jest podobne do zadatku. Nie jest to jednak prawnie uregulowany mechanizm z ewentualnymi sankcjami. W odróżnieniu od zadatku zaliczka nie upoważnia do zatrzymania pieniędzy w razie niedotrzymania umowy ani żądania ich podwójnej wysokości. Jeśli umowa nie dochodzi do skutku, zaliczka co do zasady podlega zwrotowi, choć dokładne postępowanie zależy od szczegółowych zapisów umowy.

Zadatek a zaliczka – co wybrać?

Odpowiedź na to pytanie zależy przede wszystkim od celu stosowania takiego mechanizmu. Jeśli priorytetem jest mocniejsze zabezpieczenie transakcji, zadatek jest lepszym rozwiązaniem – to bardziej „surowy” mechanizm, którego działanie jest uregulowane prawnie, dając tym samym większe zabezpieczenie w kwestii wykonania umowy. Jeżeli natomiast strony chcą jedynie wpłaty na poczet przyszłej ceny, bez dodatkowych konsekwencji za niewykonanie umowy, bezpieczniejszą i prostszą opcją będzie zaliczka.

W obu przypadkach warto zwrócić uwagę na dokładne zapisy umowy, w szczególności:

• czego dotyczy wpłata;
• kiedy następuje jej rozliczenie;
• co dzieje się w razie odstąpienia od umowy.

Dzięki temu można ograniczyć spory, a zarazem ułatwić potencjalne odzyskanie pieniędzy lub ich zaliczenie na poczet finalnego rozliczenia.

Jak rozliczyć zadatek i zaliczkę?

Od strony księgowej zadatek i zaliczka mają największe znaczenie w kontekście podatku VAT. Zarówno zaliczka, jak i zadatek otrzymane przed sprzedażą powodują powstanie obowiązku podatkowego w dniu otrzymania wpłaty, w odniesieniu do jej kwoty (nie do kwoty całej umowy). Do udokumentowania wpłaty można wykorzystać fakturę zaliczkową. W przypadku podatku dochodowego obowiązek podatkowy powstaje dopiero w momencie wydania towaru lub wykonania usługi – wpłaty na poczet przyszłej sprzedaży nie stanowią przychodu w momencie ich otrzymania.

Jeśli umowa dochodzi do skutku, zadatek zalicza się na poczet ceny, a zaliczka pomniejsza końcowe rozliczenie. W przeciwnym wypadku dalsze postępowanie zależy od treści umowy i przyczyny zerwania współpracy – dlatego warto już od początku zadbać o precyzyjne zapisy w umowie. Aby uniknąć nieporozumień i sporów z kontrahentem, warto także nawiązać współpracę z profesjonalnym biurem księgowym.