KSeF a umowa z biurem rachunkowym – co warto ustalić w 2026 roku?

Obowiązkowy KSeF zmienił nie tylko sposób wystawiania faktur, ale również zasady organizacji współpracy przedsiębiorcy z biurem rachunkowym.

W 2026 roku nie wystarczy już ustalić, że przedsiębiorca przekazuje dokumenty księgowej do określonego dnia miesiąca. Trzeba również odpowiedzieć na pytania: kto pobiera faktury z KSeF, kto je wystawia, jakie uprawnienia otrzymuje biuro rachunkowe, w jaki sposób przekazywane są dokumenty znajdujące się poza systemem oraz kto informuje księgową o nietypowych transakcjach.

Dlatego dotychczasową umowę z biurem rachunkowym warto przeanalizować pod kątem nowego obiegu dokumentów i jasno określić obowiązki obu stron.

KSeF w 2026 roku – co zmieniło się dla przedsiębiorców?

Obowiązek wystawiania faktur za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur został wprowadzony etapami.

• od 1 lutego 2026 roku – dla największych podatników, których sprzedaż wraz z VAT przekroczyła w 2024 roku 200 mln zł,
• od 1 kwietnia 2026 roku – dla pozostałych przedsiębiorców objętych obowiązkiem,
• do końca 2026 roku przewidziano rozwiązanie przejściowe dla najmniejszych przedsiębiorców, jeżeli miesięczna wartość sprzedaży dokumentowanej fakturami nie przekracza 10 000 zł brutto.

Jednocześnie otrzymywanie faktur w KSeF stało się zasadniczo obowiązkowe już od 1 lutego 2026 roku.

Dla współpracy z biurem rachunkowym jest to istotna zmiana. W wielu przypadkach księgowa nie musi już czekać, aż klient prześle jej każdą fakturę zakupową w PDF. Po otrzymaniu odpowiednich uprawnień może pobierać dokumenty bezpośrednio z KSeF.

Nie oznacza to jednak, że KSeF całkowicie zastąpił dotychczasowy obieg dokumentów.

Czy przez KSeF trzeba zmienić umowę z biurem rachunkowym?

Nie istnieje jeden obowiązkowy wzór aneksu do umowy narzucony wszystkim przedsiębiorcom korzystającym z KSeF. Wprowadzenie systemu zmienia jednak sposób wykonywania części usług księgowych, dlatego dotychczasową umowę warto przeanalizować.

Szczególnie ważne jest ustalenie, czy obecna umowa odpowiada na pytania:

• kto wystawia faktury sprzedażowe,
• kto przesyła je do KSeF,
• kto pobiera faktury zakupowe,
• jakie uprawnienia otrzymuje biuro rachunkowe,
• czy biuro może przekazywać uprawnienia swoim pracownikom,
• jak klient informuje księgową o charakterze wydatków,
• jak przekazywane są dokumenty znajdujące się poza KSeF,
• jak wygląda obsługa dokumentów w przypadku problemów technicznych,
• co dzieje się z uprawnieniami po zakończeniu współpracy.

Jeżeli dotychczasowa umowa została przygotowana w czasach, gdy podstawowym modelem było przesyłanie faktur e-mailem lub dostarczanie dokumentów do biura, część zapisów może wymagać aktualizacji.

1. Kto wystawia faktury sprzedażowe w KSeF?

Jedną z pierwszych kwestii, które warto ustalić, jest odpowiedzialność za wystawianie faktur sprzedażowych.

W zależności od przyjętego modelu możliwe są różne rozwiązania.

Przedsiębiorca może samodzielnie przygotowywać i wysyłać faktury do KSeF. Możliwe jest również nadanie biuru rachunkowemu odpowiedniego uprawnienia i powierzenie mu wystawiania dokumentów.

Dlatego umowa powinna jasno określać:

• kto przygotowuje dane do faktury,
• kto odpowiada za ich przekazanie,
• kto technicznie wystawia fakturę w KSeF,
• w jakim terminie klient musi dostarczyć informacje potrzebne do wystawienia dokumentu,
• jak postępować w przypadku konieczności wystawienia korekty.

Nie warto pozostawiać tej kwestii w domyśle. Sam fakt, że biuro ma dostęp do KSeF, nie oznacza automatycznie, że odpowiada również za wystawianie wszystkich faktur klienta.

2. Kto pobiera faktury zakupowe z KSeF?

Kolejnym elementem jest ustalenie, kto odpowiada za regularne sprawdzanie faktur otrzymywanych przez przedsiębiorcę.

KSeF nie wysyła automatycznie przedsiębiorcy powiadomienia za każdym razem, gdy kontrahent wystawi dla niego nową fakturę. Faktury trzeba więc sprawdzać w systemie lub korzystać z oprogramowania, które wykonuje to w ramach integracji z KSeF.

Jeżeli biuro rachunkowe otrzyma odpowiednie uprawnienia, może pobierać faktury klienta bezpośrednio z systemu.

W umowie lub ustalonych zasadach współpracy warto więc określić:

• czy faktury pobiera przedsiębiorca czy biuro rachunkowe,
• jak często dokumenty są pobierane,
• czy przedsiębiorca musi dodatkowo przesyłać ich wizualizacje PDF,
• jak zgłaszane są faktury, które nie dotyczą działalności albo wymagają dodatkowego wyjaśnienia.

3. Czy przedsiębiorca musi akceptować fakturę w KSeF?

Nie. KSeF nie wymaga od nabywcy dodatkowej akceptacji faktury, aby dokument był ważny.

Nie oznacza to jednak, że każda faktura wystawiona na NIP przedsiębiorcy powinna automatycznie zostać zaksięgowana jako koszt firmy.

Księgowa może nie wiedzieć, czy dany zakup rzeczywiście dotyczył działalności gospodarczej, w jakim celu został poniesiony albo czy faktura nie została wystawiona przez kontrahenta omyłkowo.

Dlatego warto ustalić sposób przekazywania takich informacji.

Przykładowo przedsiębiorca może mieć obowiązek oznaczenia dokumentów:

• wymagających dodatkowego opisu,
• niedotyczących działalności,
• zakwestionowanych u kontrahenta,
• związanych częściowo z działalnością prywatną,
• wymagających konsultacji przed zaksięgowaniem.

KSeF usprawnia dostęp do faktury, ale nie zastępuje informacji o rzeczywistym charakterze transakcji.

4. Jak nadać biuru rachunkowemu uprawnienia do KSeF?

Biuro rachunkowe nie uzyskuje dostępu do KSeF przedsiębiorcy automatycznie po podpisaniu umowy o prowadzenie księgowości.

Przedsiębiorca musi nadać mu odpowiednie uprawnienia.

W Aplikacji Podatnika KSeF można nadać uprawnienie konkretnemu podmiotowi, wskazując między innymi jego NIP oraz pełną nazwę.

Zakres może obejmować między innymi:

• wystawianie faktur,
• dostęp do faktur,
• oba powyższe uprawnienia.

Przedsiębiorca może również zdecydować, czy biuro rachunkowe otrzyma prawo do dalszego przekazywania przyznanych mu uprawnień.

5. Czy biuro rachunkowe może nadać dostęp swoim pracownikom?

Tak, jeżeli podczas nadawania uprawnienia przedsiębiorca zezwoli biuru na jego dalsze przekazywanie.

To istotne szczególnie w większych biurach rachunkowych, w których klient jest obsługiwany przez konkretną księgową lub zespół.

Zamiast nadawać osobne uprawnienie każdemu pracownikowi biura, przedsiębiorca może przyznać je samemu biuru rachunkowemu wraz z prawem dalszego delegowania.

Biuro może następnie nadać pracownikowi dostęp do faktur konkretnego klienta.

Warto jednak ustalić tę kwestię świadomie. Dostęp do dokumentów finansowych firmy powinny posiadać wyłącznie osoby, które rzeczywiście potrzebują go do wykonywania swoich obowiązków.

6. Czy jedno uprawnienie daje biuru dostęp do wszystkich klientów?

Nie. Biuro rachunkowe nie otrzymuje jednego ogólnego dostępu do faktur wszystkich obsługiwanych przedsiębiorców.

W celu pobierania lub wystawiania faktur konkretnego klienta konieczna jest autoryzacja w kontekście jego NIP.

Każdy przedsiębiorca powinien więc zadbać o nadanie odpowiednich uprawnień niezależnie od pozostałych klientów obsługiwanych przez dane biuro.

7. Nie wszystkie dokumenty trafiają do KSeF

Jednym z błędnych założeń jest przekonanie, że po wdrożeniu KSeF przedsiębiorca nie będzie już musiał przekazywać księgowej żadnych dokumentów.

KSeF jest przede wszystkim systemem obsługi faktur ustrukturyzowanych. Nie zastępuje kompletnego obiegu dokumentacji księgowej firmy.

Poza systemem nadal mogą funkcjonować między innymi:

• umowy,
• aneksy do umów,
• protokoły odbioru,
• wyciągi bankowe,
• dokumentacja kadrowa,
• dokumenty dotyczące leasingów i pożyczek,
• dowody wewnętrzne,
• dokumenty związane z delegacjami,
• inne informacje potrzebne do prawidłowego zaksięgowania operacji.

Do KSeF nie przesyła się również między innymi faktur proforma, faktur wewnętrznych, dowodów wewnętrznych, not uznaniowych ani not obciążeniowych.

Dlatego w zasadach współpracy nadal powinien być określony sposób przekazywania dokumentów znajdujących się poza KSeF.

8. Trzeba ustalić terminy przekazywania dodatkowych informacji

Dostęp księgowej do faktury nie oznacza jeszcze, że posiada ona wszystkie informacje potrzebne do prawidłowego rozliczenia transakcji.

Przykładowo faktura może dotyczyć:

• zakupu samochodu lub wydatków związanych z jego użytkowaniem,
• środka trwałego,
• usługi wykorzystywanej częściowo prywatnie,
• zakupu dotyczącego kilku okresów rozliczeniowych,
• transakcji wymagającej dodatkowej dokumentacji,
• wydatku, którego związek z działalnością wymaga wyjaśnienia.

Dlatego przedsiębiorca powinien mieć jasno określony termin na przekazanie dodatkowych informacji i dokumentów.

Może to być przykładowo ustalony dzień miesiąca poprzedzający przygotowanie rozliczeń podatkowych.

9. Co z fakturami wystawianymi w trybie offline?

KSeF przewiduje również rozwiązania pozwalające na wystawienie faktury w sytuacji, gdy przedsiębiorca nie przesyła jej do systemu w standardowym trybie online.

Jednym z nich jest tryb offline24. Faktura wystawiona w tym trybie powinna następnie zostać przesłana do KSeF w terminie przewidzianym dla tego rozwiązania.

Jeżeli przedsiębiorca powierza obsługę faktur biuru rachunkowemu, warto wcześniej ustalić:

• kto decyduje o zastosowaniu trybu offline,
• kto odpowiada za późniejsze przesłanie dokumentu do KSeF,
• jak biuro otrzymuje informację o wystawieniu takiej faktury,
• jak wygląda postępowanie podczas oficjalnej awarii KSeF.

Więcej praktycznych sytuacji związanych z działaniem systemu opisaliśmy w poradniku KSeF po wdrożeniu – najczęstsze problemy przedsiębiorców w 2026 roku.

10. Co powinno być ustalone w zakresie odpowiedzialności?

Umowa z biurem rachunkowym powinna jasno określać zakres usług wykonywanych przez każdą ze stron.

W kontekście KSeF szczególnie ważne jest rozdzielenie odpowiedzialności za:

• przygotowanie danych do faktury,
• wystawienie faktury,
• przesłanie jej do KSeF,
• kontrolowanie faktur zakupowych,
• przekazywanie informacji o charakterze wydatku,
• dostarczanie dokumentacji spoza KSeF,
• zgłaszanie błędów w otrzymanych fakturach,
• terminowe przekazywanie informacji potrzebnych do rozliczenia podatków.

Precyzyjne określenie zasad pozwala uniknąć sytuacji, w której przedsiębiorca zakłada, że daną czynność wykonuje księgowa, podczas gdy biuro oczekuje jej wykonania przez klienta.

11. KSeF przy zmianie biura rachunkowego

Szczególną uwagę trzeba zwrócić na uprawnienia w momencie zakończenia współpracy.

Uprawnienia nadane wcześniej w KSeF można odebrać. Powinna zrobić to osoba posiadająca prawo do zarządzania uprawnieniami.

Zmieniając biuro rachunkowe warto więc przygotować prostą checklistę:

• ustalić datę zakończenia obsługi przez dotychczasowe biuro,
• sprawdzić zakres nadanych mu uprawnień,
• odebrać niepotrzebne uprawnienia,
• nadać dostęp nowemu biuru,
• ustalić datę rozpoczęcia pobierania dokumentów przez nowe biuro,
• przekazać dokumentację znajdującą się poza KSeF.

Samo rozwiązanie umowy z biurem nie powinno być traktowane jako równoznaczne z uporządkowaniem dostępu do systemów przedsiębiorcy.

12. KSeF nie zastępuje kontaktu z księgową

Automatyczny dostęp do faktur może znacząco usprawnić obsługę dokumentów, ale nie eliminuje potrzeby komunikacji między przedsiębiorcą a biurem rachunkowym.

Księgowa nadal może potrzebować informacji dotyczących między innymi:

• celu konkretnego wydatku,
• sposobu wykorzystania zakupionego towaru lub usługi,
• nietypowej transakcji,
• umowy zawartej z kontrahentem,
• zakupu środka trwałego,
• płatności dokonanej w szczególny sposób,
• dokumentów kadrowych i pracowniczych.

KSeF automatyzuje dostęp do części danych, ale nie zastępuje wiedzy przedsiębiorcy o tym, co faktycznie wydarzyło się w jego firmie.

Co warto ustalić z biurem rachunkowym w 2026 roku? Checklista

Po wdrożeniu KSeF warto odpowiedzieć sobie wspólnie z księgową na następujące pytania:

• Kto wystawia faktury sprzedażowe?
• Kto wysyła faktury do KSeF?
• Kto pobiera faktury zakupowe?
• Jak często biuro sprawdza nowe faktury?
• Jakie uprawnienia otrzyma biuro?
• Czy może delegować je swoim pracownikom?
• Jak klient zgłasza fakturę, której nie należy księgować?
• Jak opisywane są nietypowe wydatki?
• Do kiedy należy przekazywać dodatkowe informacje?
• Jak przekazywane są dokumenty spoza KSeF?
• Kto odpowiada za faktury w trybie offline?
• Co dzieje się z uprawnieniami po zakończeniu współpracy?

Jeżeli obecna umowa lub procedura współpracy nie odpowiada na te pytania, warto ją uporządkować.

KSeF a księgowość jednoosobowej działalności

Zmiany dotyczą również jednoosobowych działalności gospodarczych. Nawet niewielka firma może otrzymywać faktury poprzez KSeF i korzystać z dostępu biura rachunkowego do systemu.

Sam KSeF jest jednak tylko jednym z elementów obsługi firmy. Nadal pozostają rozliczenia podatkowe, ZUS, odpowiednia ewidencja księgowa oraz dokumentacja znajdująca się poza systemem.

Warto pamiętać, że KSeF nie zastępuje również obowiązków związanych z prowadzeniem ksiąg podatkowych. Od 2026 roku część przedsiębiorców musi prowadzić je elektronicznie i przygotowywać dane w strukturach JPK. Więcej wyjaśniamy w poradniku o elektronicznej KPiR i JPK w 2026 roku.

Jeżeli prowadzisz JDG, zobacz również, co obejmuje księgowość jednoosobowej działalności gospodarczej.

KSeF i współpraca z biurem rachunkowym CREDIT

Współpraca po wdrożeniu KSeF powinna opierać się na jasno określonych zasadach dostępu do dokumentów oraz wymiany informacji pomiędzy przedsiębiorcą a księgową.

Jeżeli prowadzisz działalność w Koninie lub okolicy i szukasz biura rachunkowego w Koninie, CREDIT zapewnia bieżącą obsługę księgową przedsiębiorców i firm oraz pomaga uporządkować sposób przekazywania dokumentacji potrzebnej do rozliczeń.

Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej o samym systemie, przeczytaj również nasz aktualny poradnik KSeF po wdrożeniu – najczęstsze problemy przedsiębiorców w 2026 roku.

Chcesz omówić księgowość swojej firmy? Skontaktuj się z CREDIT.

Najczęściej zadawane pytania – KSeF a biuro rachunkowe