Krajowy system e-Faktur – czym jest?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to system komputerowy, który umożliwia generowanie i udostępnianie faktur. Od 1 czerwca 2024 roku będzie obowiązkowy dla wszystkich firm, które są czynnym płatnikiem VAT, a później obejmie także podatników korzystających ze zwolnień podmiotowych i wykonujących czynności zwolnione przedmiotowo z VAT.

Krajowy System e-Faktur to dla niektórych firm już codzienność – chętni od pewnego czasu mogą za jego pośrednictwem mogą rozliczać faktury. W połowie 2024 roku stosowanie tego systemu będzie obowiązkowe dla wszystkich przedsiębiorstw, które są czynnym płatnikiem VAT. Muszą przygotować się do zmiany, gdyż docelowo jedyną dopuszczalną formą fakturowania będzie wystawianie faktur VAT za pośrednictwem KSeF, a nieprawidłowe e-fakturowanie będzie skutkowało nałożeniem kary finansowej przez naczelnika urzędu skarbowego.

Kiedy KSeF znajdzie zastosowanie?

KSeF będzie wykorzystywany we wszystkich sytuacjach, które dziś rodzą obowiązek wystawienia faktury. System teleinformatyczny służyć będzie m.in. do:

• nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z KSeF, a także uwierzytelniania i weryfikacji tych uprawnień,
• weryfikacji danych z faktur używanych poza KSeF,
• analizy i kontroli prawidłowości danych z faktur ustrukturyzowanych.

Wspomniana faktura ustrukturyzowana to faktura dokumentująca sprzedaż usługi lub towaru, która zapisana jest w pliku xml odpowiadającym określonym w przepisach wymogom i strukturze. Wzór struktury znajduje się w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych na platformie ePUAP. Faktura ustrukturyzowana może być wystawiona tylko za pomocą KSeF.

Kto będzie musiał stosować KSeF?

E-fakturowanie obejmie czynności, które do tej pory wymagały wystawienia faktury, w tym krajowe dostawy towarów i świadczenie usług dokonywane między przedsiębiorcami i na rzecz organów publicznych.

Nie zawsze podatnicy będą musieli wystawiać faktury ustrukturyzowane. Dotyczy to m.in. sytuacji, gdy:

• podatnik nie posiada siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności na terenie Polski,
• faktura jest wystawiona na rzecz nabywców towarów lub usług będących osobą fizyczną nieprowadzących działalności gospodarczej,
• rozporządzenie Ministra Finansów przewiduje takie wyłączenie.

Harmonogram wprowadzania KSeF

Do końca czerwca 2024 roku z KSeF firmy mogą korzystać na zasadzie dobrowolności. Podejmują decyzję, czy chcą wystawiać faktury w formie papierowej lub elektronicznej (np. w pliku pdf) czy też są już gotowe wdrożyć faktury ustrukturyzowane.

Z dniem 1 lipca 2024 roku wystawianie faktur w KSeF stanie się obowiązkowe dla wszystkich czynnych podatników VAT. Od 1 stycznia 2025 roku obowiązek obejmie także podatników korzystających ze zwolnień podmiotowych i wykonujących czynności zwolnione przedmiotowo z VAT.

Sankcje za naruszenie przepisów o KSeF

Niewywiązanie się z obowiązków dotyczących e-fakturowania skutkować będzie nałożeniem przez naczelnika urzędu skarbowego kary pieniężnej w wysokości do 100% kwoty podatku wykazanego na tej fakturze. Jeśli wysokość podatku nie została wykazana, to kara wyniesie do 18,7% kwoty należności wykazanej na fakturze. Sankcja taka zostanie zastosowania w sytuacji, gdy podatnik wbrew obowiązkowi:

• nie wystawił faktury ustrukturyzowanej,
• w razie awarii lub niedostępności KSeF wystawił fakturę niezgodnie z udostępnionym wzorem lub nie przesłał do KSeF faktury w terminie 7 dni roboczych od zakończenia awarii lub 1 dnia roboczego od dnia wystąpienia niedostępności.

Ustawodawca dał przedsiębiorcom czas na wdrożenie się do nowych obowiązków. Sankcje za naruszenie przepisów zaczną obowiązywać 1 stycznia 2025 roku.