Kto i kiedy musi składać sprawozdania finansowe?
Porady -
Poprawne dokumentowanie finansów to podstawowy obowiązek każdej firmy. Dokładne wymogi mogą jednak się różnić w zależności od rodzaju jednostki – dotyczy to m.in. sprawozdań finansowych. Kto musi złożyć ten dokument i kiedy?
Obowiązek składania sprawozdań finansowych – jakie firmy są nim objęte?
Według polskich przepisów obowiązek składania sprawozdań finansowych z definicji dotyczy podmiotów, które prowadzą pełną księgowość. Jest to rozbudowana forma rozliczeń, będąca alternatywą dla księgowości uproszczonej. Co taki wymóg oznacza w praktyce? Pod uwagę należy wziąć przede wszystkim formę prawną podmiotu, a w wybranych przypadkach także wysokość przychodu:
- spółki kapitałowe (spółki z ograniczoną odpowiedzialnością i spółki akcyjne) – zobowiązane do prowadzenia pełnej księgowości i składania sprawozdań finansowych niezależnie od przychodu;
- spółki osobowe (jawne, partnerskie, komandytowe i komandytowo-akcyjne) – jeśli ich przychód przekracza 2 mln euro w ciągu roku;
- spółki cywilne i osoby prawne, z wyłączeniem Skarbu Państwa i Narodowego Banku Polskiego – w tym przypadku również stosuje się próg przychodu na poziomie 2 mln euro.
Dodatkowo warto mieć na uwadze możliwość dobrowolnego zdecydowania się na prowadzenie pełnej księgowości. Podjęcie tej decyzji nie jest objęte dodatkowymi wymogami – potrzebne jest tylko zawiadomienie w ramach zeznania rocznego. Pełna księgowość pociąga za sobą także obowiązek składania sprawozdania finansowego. Szczegółowe informacje na temat sprawozdań i podmiotów, które muszą je składać, są dostępne w ustawie o rachunkowości.
Kiedy złożyć sprawozdanie finansowe?
Terminy sporządzenia, zatwierdzenia i złożenia sprawozdania finansowego są zależne przede wszystkim od ustaleń dotyczących roku obrotowego jednostki. W większości przypadków pokrywa się on z rokiem kalendarzowym. W takiej sytuacji sprawozdanie musi być sporządzone w ciągu 3 miesięcy od zakończenia okresu obrotowego – tj. do końca marca następnego roku, a następnie zatwierdzone do końca czerwca, czyli 6 miesięcy od dnia bilansowego. Gdy rok obrotowy jest taki sam jak rok kalendarzowy, dzień bilansowy to 31 grudnia.
Jeśli rok obrotowy jest inny niż rok kalendarzowy, sytuacja wygląda nieco inaczej. Jednak wciąż stosuje się terminy wynoszące odpowiednio 3 miesiące i 6 miesięcy od dnia bilansowego. Przykładowo, gdy dana jednostka ustaliła zakończenie roku na 31 maja, sprawozdanie musi być sporządzone do 31 sierpnia, a zatwierdzone – do 30 listopada.
Po zatwierdzeniu sprawozdania podmioty mają 15 dni na jego złożenie w KRS. W standardowych przypadkach końcowy termin to 15 lipca. Jeśli sprawozdanie nie zostanie dostarczone w terminie, należy wysłać je w ciągu 16 dni po upływie 6 miesięcy od dnia bilansowego i złożyć je ponownie po zatwierdzeniu.
Kto odpowiada za sporządzenie i podpisanie sprawozdania?
Oprócz kwestii obowiązków i terminów warto zwrócić uwagę także na odpowiedzialność za poszczególne czynności związane ze sprawozdaniem finansowym. Co do zasady sporządzenie dokumentu spoczywa na kierowniku jednostki – może nim być np. członek zarządu (w spółkach kapitałowych), wspólnik (w spółkach osobowych) lub komplementariusz (w spółkach komandytowych i komandytowo-akcyjnych). Sprawozdanie musi być podpisane przez osobę prowadzącą księgi rachunkowe i przez kierownika jednostki. Jeśli jednostka jest kierowana przez wiele osób, sprawozdanie podpisują wszystkie z nich – w przypadku odmowy podpisu wymagane jest natomiast pisemne uzasadnienie dołączone do sprawozdania.