Paliwo, karty paliwowe i ładowanie EV – najważniejsze informacje o rozliczeniach

Koszty związane z użytkowaniem samochodu to w wielu przedsiębiorstwach stały element budżetu. Dlatego tak ważna jest świadomość tego, jak rozliczyć paliwo w firmie, co z VAT-em, czy karta paliwowa rzeczywiście upraszcza rozliczenia podatkowe i jak podejść do rozliczenia ładowania auta elektrycznego. Choć zasady nie są nowe, w ostatnich latach pojawiło się sporo interpretacji i doprecyzowań, które warto znać. Poniżej znajdziesz uporządkowane informacje z naciskiem na praktykę.

Paliwo a VAT w kosztach firmowych

Wydatki na paliwo do samochodu służbowego co do zasady mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu, o ile pojazd jest wykorzystywany w działalności gospodarczej. Kluczowe znaczenie ma jednak sposób użytkowania auta.

Najczęściej spotykana sytuacja to użytkowanie samochodu w firmie w sposób mieszany, czyli służbowo i prywatnie. Jeśli chodzi o podatek dochodowy, do kosztów działalności można zaliczyć 75% wydatków związanych z eksploatacją pojazdu, np. koszt paliwa, serwisu czy myjni. Natomiast przy rozliczaniu podatku VAT można zazwyczaj odliczyć 50% podatku naliczonego od takich wydatków. Trzecia opcja to odliczenie 100% wydatków, jednak taka możliwość jest dostępna tylko wtedy, gdy samochód jest używany wyłącznie firmowo.

Karty paliwowe a rozliczenia podatkowe

Choć karta paliwowa kojarzy się z uproszczeniem rozliczeń, w praktyce jej skutki podatkowe zależą od charakteru transakcji i zapisów umowy. Jak rozliczać kartę paliwową? Od kilku lat organy podatkowe szczególnie analizują, czy podmiot wydający kartę faktycznie sprzedaje paliwo, czy jedynie pośredniczy w płatnościach lub finansuje zakup – a to ma kluczowe znaczenie dla rozliczenia VAT.

Jeżeli emitent karty jest uznawany za dostawcę paliwa, czyli ma wpływ na cenę, warunki transakcji i ponosi ryzyko gospodarcze, a faktura dokumentuje dostawę towaru. W takim przypadku przedsiębiorca może odliczyć VAT na zasadach właściwych dla samochodów firmowych. Inaczej jest wtedy, gdy karta pełni wyłącznie funkcję rozliczeniową lub kredytową. W takim modelu transakcja może zostać zakwalifikowana jako usługa finansowa, co oznacza, że prawo do odliczenia VAT od paliwa może zostać zakwestionowane, nawet mimo posiadania faktury. Z punktu widzenia przedsiębiorcy oznacza to jedno – karty paliwowe a rozliczenia podatkowe wymagają większej uwagi niż zwykłe tankowanie na stacji.

Ładowanie samochodów elektrycznych w firmie

Floty firmowe przechodzą elektryfikację, stąd pytanie: jak rozliczyć ładowanie auta elektrycznego? Z perspektywy podatkowej energia elektryczna wykorzystywana do ładowania samochodu jest traktowana jak wydatek eksploatacyjny.

Jeżeli pojazd elektryczny jest użytkowany w sposób mieszany, stosuje się analogiczne ograniczenia jak przy autach spalinowych – zarówno w zakresie VAT, jak i podatku dochodowego. Rozliczenie energii elektrycznej jest najprostsze wtedy, gdy przedsiębiorca korzysta z publicznych stacji ładowania i otrzymuje fakturę wystawioną na firmę.

Więcej wątpliwości pojawia się przy ładowaniu w siedzibie firmy lub w domu. W takich przypadkach warto zadbać o możliwość wyodrębnienia zużycia energii na potrzeby pojazdu, ponieważ to właśnie czytelna dokumentacja decyduje o bezpieczeństwie podatkowym.

Samochód firmowy a koszty paliwa

Dla urzędu skarbowego liczy się nie sam zakup paliwa, lecz faktyczny związek wydatku z prowadzoną działalnością. Im jaśniejsze zasady funkcjonują w firmie – kto korzysta z auta, w jakich celach i na jakich warunkach – tym łatwiej wykazać, że koszty są uzasadnione. W praktyce to właśnie brak spójności między deklarowanym sposobem użytkowania pojazdu a rzeczywistością częściej prowadzi do problemów podczas kontroli niż same przepisy podatkowe.