Płatności firmowe z konta prywatnego – czy to błąd?

Porady - 18 grudnia 2023

Rachunek firmowy czy indywidualny? Część przedsiębiorców może wzbraniać się przed kontem firmowym, gdyż obawiają się dodatkowych formalności, a ponadto uważają, że taki produkt nie jest im potrzebny. W większości przypadków prawo nie nakłada na prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą obowiązku otwierania konta firmowego, ale posiadanie go wiąże się z korzyściami.

Rachunek firmowy czy indywidualny?

Prowadzenie działalności gospodarczej wymaga dokonywania regularnych transakcji – z jednej strony przedsiębiorcy opłacają dostawy i zlecone usługi, z drugiej – odbierają wynagrodzenie od swoich kontrahentów. Do tego dochodzą regularne płatności na rzecz urzędu skarbowego i Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. W większości przypadków wszystkie te płatności mogą być dokonywane – i odbierane – z wykorzystaniem prywatnego rachunku bieżącego i nie wymagają uruchamiania specjalnego rachunku firmowego. Mimo to przedsiębiorcy powinni rozważyć założenie konta firmowego, gdyż ułatwi im ono zarządzanie codziennymi płatnościami, a także może zagwarantować dodatkowe nagrody od banku.

Warto zaznaczyć w tym miejscu, że do założenia konta firmowego zobowiązani są przedsiębiorcy prowadzący działalność w formie spółki albo JDG, którzy zatrudniają co najmniej 10 pracowników, a roczny dochód za poprzedni rok przekroczył wartości 2 mln euro. Wszyscy pozostali mogą opłacać składki ZUS i podatki za pośrednictwem poczty albo prywatnego rachunku.

Dlaczego warto korzystać z konta firmowego?

Niezależnie od braku obowiązku korzystania z konta firmowego, wszyscy przedsiębiorcy powinni rozważyć jego posiadanie. Ułatwia to codzienne działania, a także daje możliwość skorzystania z dodatkowych zniżek, produktów i nagród od banków.

• Posiadanie konta firmowego pozwala uniknąć wątpliwości co do tego, czy płatność miała charakter prywatny czy związany z prowadzeniem działalności. Przelewy związane z rozliczeniami z klientami nie pomylą się z opłatą za zakupy w sklepie. Łatwiej też śledzić historię rachunków i kontrolować wydatki, a także wygenerować wyciąg płatności związanych z prowadzeniem firm.
• Konto firmowe daje możliwość aplikowania o wydanie służbowych kart płatniczych dla pracowników.
• W przypadku kontroli urzędów nie trzeba szukać transakcji na prywatnym rachunku.
• Rachunki firmowe są lepiej dopasowane do potrzeb przedsiębiorców. Banki często oferują firmom prowadzącym u nich rachunki specjalne warunki, karty kredytowe przeznaczone tylko dla przedsiębiorców, bezpłatne przelewy do US i ZUS, cashback za regularne korzystanie z produktów finansowych.
• Budowanie relacji z bankiem. Z chwilą założenia rachunku firmowego przedsiębiorca zaczyna być traktowany przez bank jako klient biznesowy, a nie tylko indywidualny. Bank zyskuje wgląd w jego sytuację finansową, co może w przyszłości ułatwić uzyskanie kredytu dla firmy.

Co należy wziąć pod uwagę przed otwarciem rachunku firmowego?

Przede wszystkim uwagę trzeba zwrócić na kilka istotnych kwestii:

• Opłaty za prowadzenie – coraz mniej banków oferuje bezpłatne rachunki, warto szukać promocji, które umożliwią bezpłatne powadzenie przez pierwszy rok albo po spełnieniu określonych warunków.
• Bezpłatne przelewu do ZUS i urzędu skarbowego – wykonywane są regularnie, więc nie powinny dodatkowo obciążać przedsiębiorcy.
• Promocje bankowe – banki kuszą przedsiębiorców cashbackiem, bezpłatnym terminalem płatniczym lub zwolnieniem z opłat w zamian za samo założenie rachunku i aktywne korzystanie z niego. Warto wybrać ofertę wzbogaconą o takie komponenty.