Samochód na firmę. Co wrzucisz w koszty, by płacić niższy podatek?
Porady -
Zakup czy leasing samochodu firmowego to popularne rozwiązanie wśród firm – nie tylko ze względów praktycznych, lecz także podatkowych. Możliwość wliczania w koszty wydatków związanych z pojazdem może oznaczać realne oszczędności w podatku dochodowym i VAT. Warto jednak wiedzieć, jak to dokładnie działa. Co można wrzucić w koszty?
Sposób użytkowania pojazdu a odliczanie wydatków
W pierwszej kolejności warto zaznaczyć, że zasady odliczania wydatków na pojazd mogą się różnić w zależności od szczegółów jego statusu w firmie. Jeśli samochód jest zarejestrowany jako majątek przedsiębiorstwa i – co ważne – jest wykorzystywany wyłącznie w celach firmowych, nic nie stoi na przeszkodzie, by od podatku PIT i VAT odliczać całość kosztów. Wymaga to jednak kilku dodatkowych obowiązków, w tym złożenia deklaracji VAT-26 i prowadzenia tzw. kilometrówki, czyli dokładnej ewidencji przebiegu pojazdu.
Nieco inaczej wygląda kwestia użytkowania samochodu prywatnego w firmie. W takiej sytuacji przedsiębiorca zyskuje znacznie większą swobodę pod kątem korzystania z auta i ewidencjonowania jazdy, jednak wiąże się to z mniejszymi możliwościami w obszarze podatków. Można odliczyć jedynie 50% VAT-u, z kolei do kosztów uzyskania przychodu zalicza się jedynie 20% kwoty netto (podwyższonej o nierozliczony VAT).
Co można wrzucić w koszty przy rozliczaniu samochodu firmowego?
Lista kosztów, które można uwzględnić przy wyliczeniach podatków, jest dość długa. Można zacząć już od samego zakupu pojazdu – jeśli auto zostało wpisane do ewidencji środków trwałych, jego wartość rozlicza się poprzez amortyzację, zgodnie z limitem 150 tys. zł wartości dla aut spalinowych i 225 tys. zł dla aut elektrycznych. Nadwyżka powyżej tej kwoty nie stanowi kosztów uzyskania przychodu. Podobnie w przypadku leasingu do kosztów można zaliczyć opłatę wstępną, miesięczne raty i wydatki eksploatacyjne – należy przy tym pamiętać, że w kontekście rat również stosuje się wspomniane limity 150 i 225 tys. zł.
Niezależnie od formy użytkowania pojazdu można rozliczać też koszty eksploatacyjne – w tym paliwo, przeglądy, naprawy, części zamienne, ubezpieczenia (z limitem dla AC) czy opłaty za parkingi i autostrady. Ważne jest prowadzenie dokumentacji potwierdzającej związek kosztów z działalnością – będą to m.in. faktury, paragony i umowy.
W kwestii ubezpieczeń do kosztów można zaliczyć wydatki na polisy AC, OC, NNW i Assistance. Jedynym ograniczeniem w tym zakresie jest limit dla AC – jeśli wartość samochodu przekracza 150 tys. zł (auta spalinowe) lub 225 tys. zł (elektryczne), składka w rozliczeniu będzie proporcjonalnie mniejsza.
Dokumentacja i dowody księgowe
Aby móc odpowiednio wykorzystać możliwości odliczenia kosztów na samochód, należy przede wszystkim zadbać o poprawną dokumentację. Podstawowym obowiązkiem jest przechowywanie paragonów i faktur związanych z używaniem auta. Jeśli przedsiębiorca chce odpisać 100% VAT-u, konieczne będzie także prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu, złożenie deklaracji VAT-26 i przygotowanie regulaminu korzystania z auta służbowego. Co więcej, wszystkie wydatki muszą być faktycznie związane z działalnością – brak dokumentacji lub niejasne powiązania z działaniem firmy mogą być podstawą do zakwestionowania odliczeń.