Wystawianie faktury. O czym musisz pamiętać?

Porady - 17 grudnia 2024

Faktura to jeden z najważniejszych dokumentów dla przedsiębiorców – jej poprawne wystawienie jest niezbędne zarówno do udokumentowania transakcji, jak i przygotowania rozliczeń podatkowych. Przy wystawianiu faktur należy jednak pamiętać o kilku ważnych kwestiach, takich jak obowiązkowe dane na dokumencie czy najczęstsze błędy.

Co musi znaleźć się na fakturze?

Podstawowym wymogiem dotyczącym wystawiania faktur jest umieszczenie na dokumencie niezbędnych informacji, które pozwalają na jednoznaczne zidentyfikowanie transakcji, sprzedawcy, nabywcy, kwoty i sprzedanych towarów lub usług. Pełny wykaz elementów składowych faktury można znaleźć w art. 106e ustawy o VAT – niektóre z nich są wymagane tylko w określonych przypadkach, ale poniższe informacje muszą znaleźć się na każdym dokumencie tego typu:

• data wystawienia, a także data wykonania usługi i dostawy towarów (jeśli jest ona taka sama jak data wystawienia, można ją pominąć);
• numer faktury – ważne, by był to numer kolejny nadany w ramach serii, jednoznacznie identyfikujący fakturę;
• dane stron transakcji (imiona i nazwiska lub nazwy firm, adresy, numery NIP);
• wykaz sprzedawanych towarów lub usług, wraz z ich ilością, ceną jednostkową, kwotami rabatów i stawkami podatku, a dla niektórych przedmiotów – z kodem GTU;
• łączna wartość faktury – kwota netto, łączna wartość podatku (podzielona na poszczególne stawki) i kwota brutto. W przypadku zwolnienia z podatku VAT na fakturze musi znaleźć się również podstawa prawna zwolnienia.

Daty na fakturach i terminy – o czym pamiętać?

Jednym z obszarów, który może budzić pewne wątpliwości u przedsiębiorców, są daty na fakturach. Należy mieć przede wszystkim na uwadze, że data sprzedaży i data wystawienia nie zawsze są jednakowe. Dotyczy to zwłaszcza usług ciągłych – jeśli firma wykonuje usługi przez cały miesiąc, np. w listopadzie, data sprzedaży powinna być ustalona na listopad (przeważnie jest to ostatni dzień miesiąca), choć data wystawienia może być już w grudniu. W takiej sytuacji nie można jednak wystawić faktury z grudniową datą sprzedaży. Jeśli z kolei chodzi o terminy, faktury należy wystawiać do 15. dnia miesiąca następującego po dacie dostawy towaru lub sprzedaży usług – możliwe jest też wystawienie faktury z wyprzedzeniem, nie wcześniej niż 60 dni przed sprzedażą.

Faktury elektroniczne – ważne nowości dla przedsiębiorców

Aktualnie trwają prace nad wprowadzeniem obowiązku wystawiania faktur w formie elektronicznej za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Celem jest przede wszystkim uproszczenie procesu fakturowania i ułatwienie kontroli, jednak wiąże się to także z dodatkowymi wymogami dla przedsiębiorców. Na razie jednak pełne wdrożenie KSeF zostało odsunięte w czasie – początkowo miało to nastąpić 1 lipca 2024 r., ale jako nową datę ustalono rok 2026 (1 lutego – firmy o obrotach powyżej 200 mln rocznie; 1 kwietnia – pozostałe firmy), aby uwzględnić konsultacje i zmiany prawne.

Najczęstsze błędy na fakturach – na co uważać?

Wystawianie faktur jest objęte licznymi zasadami, przez co stosunkowo łatwo popełnić różne błędy. Najczęściej dotyczą one nieprawidłowości w obowiązkowych elementach dokumentu, np. w kwestii numeracji, daty faktury, stawek VAT lub oznaczeń przedmiotów transakcji. Z tego względu należy mieć na uwadze regulacje dotyczące faktur, które można znaleźć głównie w ustawie o VAT. Szczególną ostrożność należy zachować przy transakcjach z zagranicznymi firmami, gdzie należy uwzględnić nie tylko użycie numeru VAT UE, lecz także ewentualne różnice w przepisach różnych państw. Do tego ważną kwestią jest przechowywanie faktur – co do zasady przedsiębiorcy są zobowiązani do zachowania faktur przez 5 lat od końca roku, w którym wystawiono dokument. Nieprzestrzeganie przepisów dotyczących faktur może skutkować m.in. karą grzywny, a w skrajnych przypadkach nawet karą pozbawienia wolności.