Zakładanie firmy w Koninie krok po kroku – CEIDG, ZUS, podatki i księgowość

Założenie jednoosobowej działalności gospodarczej w Koninie można dziś przeprowadzić w dużej części przez internet, ale przed wysłaniem wniosku warto podjąć kilka ważnych decyzji.

Trzeba określić między innymi zakres działalności, właściwe kody PKD, formę opodatkowania, sposób prowadzenia księgowości, kwestie związane z ZUS oraz ewentualną rejestrację do VAT.

Niektóre z tych wyborów można później zmienić, jednak znacznie łatwiej rozpocząć działalność, gdy najważniejsze kwestie podatkowe i księgowe zostaną uporządkowane jeszcze przed wystawieniem pierwszej faktury.

Jak założyć firmę w Koninie w 2026 roku? Przechodzimy przez cały proces krok po kroku.

Krok 1. Ustal, czym dokładnie będzie zajmowała się firma

Przed rozpoczęciem rejestracji warto możliwie dokładnie określić zakres planowanej działalności. Ma to znaczenie nie tylko marketingowe, ale również formalne i podatkowe.

Inaczej mogą wyglądać obowiązki osoby świadczącej usługi informatyczne, inaczej sklepu internetowego, firmy budowlanej, salonu kosmetycznego czy przedsiębiorcy prowadzącego działalność transportową.

Rodzaj działalności może wpływać między innymi na:

• możliwość wyboru określonej formy opodatkowania,
• stawkę ryczałtu, jeżeli przedsiębiorca wybierze tę formę,
• obowiązek rejestracji do VAT,
• konieczność posiadania kasy fiskalnej,
• wymagane zezwolenia, koncesje lub wpisy do dodatkowych rejestrów,
• sposób prowadzenia księgowości.

Dlatego jednym z pierwszych kroków powinno być dokładne ustalenie, jakie usługi lub towary firma będzie oferować i komu będzie je sprzedawać.

Krok 2. Wybierz właściwe kody PKD 2025

Podczas rejestracji działalności należy wskazać kody Polskiej Klasyfikacji Działalności odpowiadające temu, czym firma faktycznie będzie się zajmowała.

Od 1 stycznia 2025 roku obowiązuje klasyfikacja PKD 2025, która zastąpiła wcześniejsze PKD 2007. Nowe działalności rejestrowane w 2026 roku powinny więc korzystać już z aktualnych kodów.

Przedsiębiorca wskazuje jeden kod przeważającej działalności oraz może dodać kolejne kody odpowiadające dodatkowym obszarom działalności.

Nie warto jednak dodawać dużej liczby kodów „na zapas”. We wpisie powinny znaleźć się przede wszystkim te działalności, które przedsiębiorca rzeczywiście planuje wykonywać. Jeżeli zakres firmy w przyszłości się rozszerzy, wpis w CEIDG można zaktualizować.

Krok 3. Wybierz nazwę działalności

W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej firma musi zawierać imię i nazwisko przedsiębiorcy. Można do niego dodać określenie handlowe, nazwę marki lub informację o rodzaju wykonywanych usług.

Przed rejestracją warto również sprawdzić:

• czy podobna nazwa nie jest już intensywnie wykorzystywana przez inną firmę,
• czy dostępna jest odpowiednia domena internetowa,
• czy nazwa jest łatwa do zapisania i zapamiętania,
• czy będzie pasowała również wtedy, gdy firma rozszerzy swoją ofertę.

Sama nazwa nie powinna być jedynym elementem identyfikacji działalności. W praktyce przedsiębiorca będzie posługiwał się również swoim NIP-em oraz innymi danymi ujawnionymi w CEIDG.

Krok 4. Wybierz formę opodatkowania

To jeden z najważniejszych wyborów przy zakładaniu jednoosobowej działalności. Forma opodatkowania wpływa na sposób obliczania podatku, możliwość uwzględniania kosztów oraz późniejsze rozliczenia przedsiębiorcy.

W zależności od rodzaju działalności i spełnienia wymaganych warunków przedsiębiorca może korzystać przede wszystkim z:

• skali podatkowej,
• podatku liniowego,
• ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych.

Skala podatkowa

Skala podatkowa jest podstawową formą opodatkowania działalności. Podatek jest obliczany od dochodu, czyli zasadniczo od przychodu pomniejszonego o koszty jego uzyskania.

Jeżeli przedsiębiorca rozpoczyna działalność i nie wybierze innej dostępnej formy opodatkowania, będzie rozliczany według skali podatkowej.

Podatek liniowy

W podatku liniowym dochód z działalności jest opodatkowany stawką 19%. Ta forma może być korzystna dla części przedsiębiorców osiągających określony poziom dochodów, jednak wiąże się również z ograniczeniami dotyczącymi niektórych preferencji podatkowych.

Dlatego decyzji nie powinno się podejmować wyłącznie na podstawie samej stawki podatku.

Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych

W przypadku ryczałtu podatek jest obliczany od przychodu, bez pomniejszania go o standardowe koszty uzyskania przychodów. Wysokość stawki zależy między innymi od rodzaju wykonywanej działalności.

Ryczałt może być atrakcyjny w działalnościach generujących stosunkowo niewielkie koszty, ale nie zawsze będzie najlepszym rozwiązaniem.

Przed wyborem formy opodatkowania warto wykonać kalkulację uwzględniającą przewidywane przychody, koszty, składkę zdrowotną oraz sytuację prywatną przedsiębiorcy.

Czy warto porozmawiać z księgową jeszcze przed założeniem firmy?

Tak. To jeden z momentów, w których konsultacja może być szczególnie przydatna.

Księgowa może pomóc przeanalizować między innymi:

• planowane przychody,
• przewidywane koszty działalności,
• możliwość korzystania z ryczałtu,
• konsekwencje wyboru skali lub podatku liniowego,
• kwestie związane z VAT,
• sposób prowadzenia dokumentacji,
• obowiązki związane z ZUS.

Wybór formy opodatkowania tylko dlatego, że korzysta z niej znajomy przedsiębiorca z podobnej branży, nie zawsze będzie właściwym rozwiązaniem. Dwie pozornie podobne firmy mogą mieć zupełnie inną strukturę kosztów i dochodów.

Krok 5. Zarejestruj działalność w CEIDG

Jednoosobową działalność gospodarczą rejestruje się w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej.

Rejestracja w CEIDG jest bezpłatna.

Wniosek można złożyć między innymi:

• elektronicznie za pośrednictwem Biznes.gov.pl,
• osobiście w wybranym urzędzie gminy lub miasta,
• za pośrednictwem pełnomocnika,
• pocztą, przy zachowaniu wymaganej formy potwierdzenia podpisu.

Przedsiębiorcy z Konina, którzy chcą złożyć dokumenty osobiście, mogą skorzystać z Biura Obsługi Interesanta Urzędu Miejskiego w Koninie przy placu Wolności 1. Zgodnie z aktualnymi informacjami urzędu sprawy dotyczące działalności gospodarczej obsługiwane są w Biurze Obsługi Interesanta.

Nie ma jednak obowiązku osobistej wizyty w urzędzie w Koninie. Rejestrację można przeprowadzić całkowicie online.

Jakie informacje podaje się podczas rejestracji działalności?

Wniosek CEIDG obejmuje szereg informacji dotyczących przedsiębiorcy i przyszłej firmy.

Trzeba przygotować między innymi:

• dane osobowe przedsiębiorcy,
• nazwę działalności,
• datę rozpoczęcia działalności,
• adresy związane z działalnością,
• kod głównej działalności i dodatkowe kody PKD,
• informacje związane z opodatkowaniem,
• dane dotyczące ubezpieczeń,
• dane rachunku bankowego, jeżeli jest już znany i ma zostać zgłoszony,
• informacje potrzebne do utworzenia adresu do e-Doręczeń.

Na podstawie wniosku CEIDG przedsiębiorca uzyskuje NIP i REGON, jeśli wcześniej ich nie posiadał. Informacja trafia również do właściwego urzędu skarbowego, a przedsiębiorca jest zgłaszany do ZUS jako płatnik składek.

Trzeba jednak odróżnić zgłoszenie jako płatnika od zgłoszenia samego przedsiębiorcy do odpowiednich ubezpieczeń.

Krok 6. ZUS – sprawdź, jakie składki będą Cię obowiązywać

Po rozpoczęciu działalności przedsiębiorca powinien ustalić swój właściwy zakres ubezpieczeń i sprawdzić, czy może korzystać z dostępnych ulg.

W określonych przypadkach osoba rozpoczynająca działalność może skorzystać z ulgi na start. Obejmuje ona maksymalnie 6 miesięcy bez obowiązkowych składek na ubezpieczenia społeczne. Ulga nie zwalnia jednak ze składki zdrowotnej.

Po zakończeniu ulgi na start przedsiębiorca spełniający warunki może następnie korzystać z preferencyjnych składek na ubezpieczenia społeczne przez 24 pełne miesiące kalendarzowe.

Możliwość zastosowania ulg zależy od indywidualnej sytuacji. Znaczenie ma między innymi to, czy przedsiębiorca prowadził wcześniej działalność i czy będzie świadczył na rzecz byłego pracodawcy takie same czynności jak wykonywane wcześniej w ramach stosunku pracy.

Do zgłoszenia do ubezpieczeń wykorzystuje się odpowiedni formularz, np. ZUS ZUA albo ZUS ZZA. Formularze można w określonych sytuacjach dołączyć już podczas składania wniosku CEIDG.

Krok 7. Sprawdź, czy firma powinna być podatnikiem VAT

Nie każda nowa działalność musi od pierwszego dnia rozliczać VAT.

W 2026 roku limit zwolnienia podmiotowego z VAT wynosi 240 000 zł sprzedaży rocznie. Dla przedsiębiorcy rozpoczynającego działalność w trakcie roku limit jest ustalany proporcjonalnie do okresu prowadzenia firmy.

Zwolnienie nie jest jednak dostępne dla wszystkich rodzajów sprzedaży. Przepisy wskazują określone towary i usługi, których wykonywanie może wyłączać możliwość skorzystania ze zwolnienia podmiotowego.

Przedsiębiorca może również w pewnych sytuacjach zdecydować się na dobrowolną rejestrację jako podatnik VAT czynny.

Decyzja może zależeć między innymi od:

• rodzaju klientów firmy,
• planowanych inwestycji,
• wysokości zakupów z VAT,
• rodzaju wykonywanych usług,
• przewidywanego poziomu sprzedaży.

Jeżeli rejestracja do VAT jest potrzebna, przedsiębiorca składa formularz VAT-R.

Krok 8. Pamiętaj o e-Doręczeniach

To formalność, o której nadal łatwo zapomnieć, ponieważ nie występowała przy zakładaniu firm jeszcze kilka lat temu.

Przedsiębiorcy rejestrujący jednoosobową działalność w CEIDG od 1 stycznia 2025 roku zakładają adres do e-Doręczeń podczas rejestracji działalności.

e-Doręczenia są elektronicznym kanałem służącym do oficjalnej komunikacji między innymi z administracją publiczną. Nowo utworzoną skrzynkę należy następnie aktywować.

W praktyce oznacza to, że osoba zakładająca firmę w 2026 roku powinna od początku traktować skrzynkę do e-Doręczeń jako jeden z elementów bieżącej obsługi przedsiębiorstwa, podobnie jak konto w CEIDG czy dostęp do usług elektronicznych administracji.

Krok 9. Ustal sposób prowadzenia księgowości

Jeszcze przed pojawieniem się pierwszych dokumentów warto ustalić, kto będzie prowadził księgowość firmy i w jaki sposób dokumenty będą przekazywane.

Jednoosobowy przedsiębiorca może prowadzić część ewidencji samodzielnie albo zlecić obsługę biuru rachunkowemu.

Współpraca z biurem może obejmować między innymi:

• prowadzenie KPiR lub ewidencji przychodów,
• rozliczenia PIT,
• rozliczenia VAT,
• rozliczenia z ZUS,
• ewidencję środków trwałych,
• obsługę kadrowo-płacową po zatrudnieniu pracowników,
• bieżące wsparcie w kwestiach księgowych.

Szerzej opisaliśmy ten temat w poradniku księgowość jednoosobowej działalności – co obejmuje obsługa biura rachunkowego?.

Krok 10. Przygotuj sposób przekazywania dokumentów

Dobra organizacja od początku działalności znacznie ułatwia późniejszą księgowość.

Warto ustalić:

• w jaki sposób będą wystawiane faktury sprzedażowe,
• gdzie będą przechowywane dokumenty kosztowe,
• jak i kiedy dokumenty trafią do księgowej,
• kto będzie odpowiedzialny za opisywanie nietypowych wydatków,
• jak będzie wyglądał dostęp do KSeF,
• gdzie będą przechowywane umowy i pozostała dokumentacja firmy.

Nawet niewielka działalność może w ciągu kilku miesięcy wygenerować setki dokumentów. Wprowadzanie uporządkowanego obiegu dopiero po roku prowadzenia firmy jest znacznie trudniejsze niż zorganizowanie go już na początku.

KSeF w nowej firmie w 2026 roku

Przedsiębiorca rozpoczynający działalność w 2026 roku powinien również sprawdzić zasady korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur.

KSeF wpływa nie tylko na sposób wystawiania faktur, lecz także na ich odbieranie oraz współpracę przedsiębiorcy z biurem rachunkowym. Jeżeli księgowa ma pobierać lub wystawiać dokumenty w imieniu firmy, trzeba ustalić odpowiedni zakres uprawnień.

W osobnym artykule opisaliśmy najczęstsze problemy przedsiębiorców związane z KSeF w 2026 roku.

Czy nowa firma potrzebuje osobnego rachunku bankowego?

Nie w każdym przypadku jednoosobowy przedsiębiorca ma obowiązek posiadania klasycznego rachunku firmowego. W zależności od sytuacji możliwe może być korzystanie z odpowiedniego rachunku należącego do przedsiębiorcy.

Istnieją jednak sytuacje, w których rachunek firmowy staje się potrzebny, między innymi w związku z rozliczeniami VAT czy mechanizmem podzielonej płatności.

Trzeba również pamiętać o ograniczeniach dotyczących rozliczeń gotówkowych pomiędzy przedsiębiorcami. Dlatego niezależnie od formalnego obowiązku warto już na początku przemyśleć rozdzielenie finansów prywatnych i firmowych.

Osobny rachunek ułatwia kontrolowanie płatności, przygotowanie dokumentów dla księgowości i analizowanie rzeczywistych przepływów pieniężnych firmy.

Najczęstsze błędy przy zakładaniu pierwszej firmy

Samo złożenie formularza CEIDG jest stosunkowo proste. Większość problemów pojawia się przy decyzjach podjętych przed albo bezpośrednio po rejestracji.

Do częstych błędów można zaliczyć:

• wybór formy opodatkowania bez wcześniejszej kalkulacji,
• nieprawidłowe określenie rodzaju świadczonych usług dla potrzeb ryczałtu,
• brak sprawdzenia obowiązków dotyczących VAT,
• wybranie nieodpowiednich kodów PKD,
• założenie, że ulga na start oznacza całkowity brak składek,
• brak ustalonego sposobu prowadzenia księgowości,
• mieszanie dokumentów prywatnych z firmowymi,
• nieprzygotowanie obiegu dokumentów,
• brak aktywacji i kontroli e-Doręczeń,
• brak ustalenia zasad korzystania z KSeF.

Dużą część tych problemów można wyeliminować jeszcze przed oficjalnym rozpoczęciem działalności.

Ile kosztuje założenie jednoosobowej działalności?

Sama rejestracja jednoosobowej działalności w CEIDG jest bezpłatna.

Nie oznacza to jednak, że rozpoczęcie prowadzenia firmy nie wiąże się z żadnymi kosztami. W zależności od branży przedsiębiorca może ponieść między innymi wydatki na:

• księgowość,
• składkę zdrowotną i składki społeczne,
• rachunek bankowy,
• oprogramowanie do fakturowania,
• kasę fiskalną, jeżeli jest wymagana,
• ubezpieczenia,
• lokal lub wyposażenie,
• zezwolenia albo dodatkowe rejestracje wymagane w danej branży.

Dlatego przed rozpoczęciem działalności warto przygotować prosty miesięczny budżet obejmujący zarówno stałe koszty firmy, jak i przewidywane podatki i składki.

Kiedy najlepiej zgłosić się do biura rachunkowego?

Nie trzeba czekać do momentu założenia działalności i wystawienia pierwszych dokumentów. Rozmowę z księgową warto przeprowadzić jeszcze przed wysłaniem wniosku CEIDG.

Pozwala to wcześniej przeanalizować formę opodatkowania, VAT, zakres księgowości i podstawowe obowiązki przedsiębiorcy.

Jeżeli firma została już zarejestrowana, również nie warto odkładać tej decyzji do końca pierwszego miesiąca. Im wcześniej zostanie ustalony sposób przekazywania dokumentów i prowadzenia ewidencji, tym łatwiejsza będzie późniejsza obsługa księgowa.

Zakładanie firmy w Koninie – pomoc CREDIT

CREDIT pomaga przedsiębiorcom zarówno przy bieżącej księgowości, jak również na etapie rozpoczynania działalności gospodarczej.

Możemy pomóc uporządkować kwestie związane z rozpoczęciem działalności oraz ustalić późniejszy zakres obsługi księgowej. Po założeniu firmy możliwa jest między innymi obsługa KPiR, ryczałtu, rozliczeń podatkowych, VAT i ZUS.

Jeżeli planujesz rozpocząć działalność i szukasz biura rachunkowego w Koninie, warto skontaktować się z nami jeszcze przed złożeniem wniosku CEIDG. Pozwoli to omówić najważniejsze kwestie dotyczące przyszłych rozliczeń firmy.

Pełny zakres świadczonych usług znajdziesz w ofercie CREDIT.

Planujesz założenie firmy w Koninie? Skontaktuj się z CREDIT i porozmawiajmy o księgowości Twojej przyszłej działalności.

Najczęściej zadawane pytania o zakładanie firmy w Koninie