Zakup ekspresu do kawy jako koszt uzyskania przychodów – czy można kupić ekspres do kawy na firmę?

W wielu firmach poranek zaczyna się tak samo – od filiżanki kawy. Nic więc dziwnego, że przedsiębiorcy coraz częściej zastanawiają się, czy ekspres do kawy można wrzucić w koszty. Choć na pierwszy rzut oka to zwykłe biurowe wyposażenie, temat nie jest jednoznaczny. Dobra wiadomość jest jednak taka, że w wielu przypadkach ekspres może stać się legalnym kosztem prowadzenia działalności.

Dlaczego ekspres do kawy może być kosztem?

Firmy to nie tylko dokumenty i faktury – to także ludzie, ich komfort pracy i atmosfera w biurze. A kawa nierzadko jest jej ważnym elementem. Właśnie dlatego zakup ekspresu może mieć sens z punktu widzenia podatków – wpływa na codzienne funkcjonowanie firmy, a pośrednio także na efektywność pracowników i jakość obsługi klienta.

W praktyce ekspres traktuje się jak standardowy element wyposażenia biura, tak samo jak czajnik czy dystrybutor wody. Jeśli urządzenie służy pracownikom, ułatwia organizację pracy lub poprawia wizerunek firmy podczas spotkań z klientami, naprawdę ma związek z działalnością gospodarczą.

Kiedy zakup ekspresu jest naturalnym elementem prowadzenia firmy?

Najprościej jest w sytuacji, gdy ekspres stoi w biurze, w którym pracuje kilka lub kilkanaście osób. Urządzenie znajduje się w części socjalnej lub aneksie kuchennym, wszyscy korzystają z niego w czasie pracy, a kawa pojawia się również podczas spotkań z klientami.

Podobnie wygląda to w gabinetach i salonach usługowych: w kancelarii, biurze projektowym czy gabinecie beauty – ekspres staje się częścią obsługi klientów. W takich przypadkach argument o związku wydatku z działalnością jest wyjątkowo mocny.

Warto jednak zachować umiar. Gdy ekspres jest bardzo drogi, naszpikowany funkcjami typowymi raczej dla kawiarni niż niedużego biura, może pojawić się pytanie, czy na pewno chodzi o zwykłe zaplecze pracownicze, czy raczej o budowanie wizerunku poprzez drogie gadżety. Im bardziej sprzęt przypomina „zabawkę premium”, tym łatwiej o zarzut, że to wydatek o charakterze reprezentacyjnym, a takich kosztów ustawa nie pozwala zaliczać do podatkowych.

A co, jeśli pracujesz w domu?

Najwięcej wątpliwości budzi sytuacja, w której działalność jest prowadzona w mieszkaniu. W takim układzie ekspres często stoi w kuchni, a z urządzenia korzystają wszyscy domownicy.

Nie ma przepisu, który automatycznie przekreśla taki zakup, ale pojawia się konieczność rzetelnego uzasadnienia. Dużo łatwiej obronić wydatek, jeśli w mieszkaniu wydzielono osobne pomieszczenie na biuro, a ekspres stoi właśnie tam i jest elementem typowo „roboczej” części dnia. Gdy natomiast urządzenie staje się centralnym punktem domowej kuchni, argument o jego wyraźnie firmowym charakterze jest znacznie słabszy.

W praktyce przy działalności prowadzonej w domu warto przemyśleć, czy nie lepiej potraktować taki zakup po prostu jako prywatny. Czasem oszczędność podatkowa nie jest warta ryzyka dyskusji z fiskusem.

Jak rozliczyć zakup ekspresu w kosztach?

Tutaj kluczowa jest wartość urządzenia. Tańsze ekspresy zazwyczaj mieszczą się w limicie, który pozwala zaliczyć ich zakup jednorazowo do kosztów uzyskania przychodów. W praktyce oznacza to, że wydatek obniża dochód w miesiącu zakupu, bez konieczności rozciągania tego efektu na kolejne lata.

Jeżeli cena ekspresu jest wyższa i przekracza obowiązujący limit, urządzenie może zostać potraktowane jako środek trwały. Wtedy wprowadza się je do ewidencji i rozlicza poprzez amortyzację.

Dochodzi jeszcze kwestia VAT-u. Jeśli przedsiębiorca jest czynnym podatnikiem VAT i ekspres rzeczywiście służy prowadzonej działalności, podatek można odliczyć. Gdy pojawia się element użytku prywatnego, należy rozważyć proporcjonalne podejście – tak aby odliczenie odpowiadało faktycznemu wykorzystaniu urządzenia w firmie.