Zmiana biura rachunkowego w trakcie roku – jak bezpiecznie przenieść księgowość?

Zmiana biura rachunkowego może wydawać się skomplikowana, szczególnie gdy firma działa już od kilku lat, zatrudnia pracowników albo rozlicza podatek VAT. W praktyce dobrze zaplanowane przeniesienie księgowości nie musi powodować przerwy w rozliczeniach ani problemów z urzędem.

Nie trzeba również czekać do końca roku podatkowego. Biuro rachunkowe można zmienić w trakcie roku, a nawet w ciągu miesiąca. Najważniejsze jest sprawdzenie dotychczasowej umowy, ustalenie dokładnej daty przekazania obsługi oraz zgromadzenie kompletnej dokumentacji.

Podpowiadamy, jak zmienić biuro rachunkowe krok po kroku, jakie dokumenty przygotować i na co zwrócić uwagę, aby cały proces przebiegł sprawnie.

Czy można zmienić biuro rachunkowe w trakcie roku?

Tak. Zmiana biura rachunkowego nie musi następować wyłącznie od stycznia ani po zamknięciu roku podatkowego. Przedsiębiorca może zdecydować się na przeniesienie księgowości również w trakcie roku.

Termin zmiany powinien jednak uwzględniać:

• okres wypowiedzenia zapisany w dotychczasowej umowie,

• terminy rozliczeń podatkowych i składkowych,

• datę przekazania dokumentów,

• termin przygotowania wynagrodzeń i deklaracji ZUS,

• ewentualne zaległości w dokumentacji,

• zakres obowiązków poprzedniego i nowego biura.

Najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest przejęcie obsługi od początku konkretnego miesiąca. Dzięki temu łatwiej ustalić, które biuro odpowiada za zaksięgowanie dokumentów, przygotowanie deklaracji i wyliczenie zobowiązań za dany okres.

Nie oznacza to jednak, że zmiana w połowie miesiąca jest niemożliwa. Wymaga jedynie bardziej szczegółowego ustalenia zakresu odpowiedzialności obu biur.

Kiedy warto rozważyć zmianę biura rachunkowego?

Sama zmiana księgowej nie powinna być pochopną decyzją. Jeżeli jednak współpraca utrudnia prowadzenie firmy, warto sprawdzić inne możliwości.

Do najczęstszych powodów zmiany biura rachunkowego należą:

Utrudniony kontakt

Przedsiębiorca powinien wiedzieć, z kim może skonsultować pytania dotyczące dokumentów, podatków lub zatrudnienia. Wielodniowe oczekiwanie na odpowiedź może utrudniać podejmowanie ważnych decyzji.

Brak jasnych informacji

Dobra współpraca nie powinna polegać jedynie na przesłaniu kwoty podatku. Klient powinien wiedzieć, jakie dokumenty musi dostarczyć, jakie terminy go obowiązują i z czego wynika wysokość rozliczenia.

Powtarzające się błędy lub opóźnienia

Jednorazowa pomyłka może zdarzyć się każdemu. Problem pojawia się wtedy, gdy błędy powtarzają się, dokumenty nie są księgowane na czas, a deklaracje wymagają częstych korekt.

Brak obsługi potrzebnej firmie

Wraz z rozwojem działalności może pojawić się potrzeba prowadzenia pełnej księgowości, rozliczania pracowników, obsługi spółki, VAT, transakcji zagranicznych albo dodatkowych ewidencji. Dotychczasowe biuro nie zawsze będzie przygotowane na rozszerzenie zakresu współpracy.

Niejasny sposób naliczania opłat

Cena obsługi powinna wynikać z ustalonego zakresu usług, liczby dokumentów, formy księgowości oraz liczby zatrudnionych osób. Regularne dopłaty, których przedsiębiorca nie potrafi przewidzieć, mogą być sygnałem, że zasady współpracy wymagają ponownego ustalenia.

Brak możliwości elektronicznego przekazywania dokumentów

Dla wielu przedsiębiorców ważna jest możliwość przesyłania dokumentów online, korzystania z programów księgowych oraz zdalnego kontaktu z biurem.

Niedopasowanie do rozwoju firmy

Biuro, które sprawdzało się przy kilku fakturach miesięcznie, nie zawsze będzie odpowiednim partnerem dla firmy zatrudniającej pracowników, prowadzącej kilka punktów sprzedaży albo rozliczającej coraz bardziej złożone transakcje.

Kiedy najlepiej zmienić biuro rachunkowe?

Nie istnieje jeden termin odpowiedni dla każdej firmy. W praktyce najwygodniej przeprowadzić zmianę po zakończeniu miesiąca rozliczeniowego.

Poprzednie biuro może wtedy:

• zaksięgować dokumenty za ostatni obsługiwany miesiąc,

• przygotować deklaracje podatkowe,

• sporządzić pliki JPK,

• rozliczyć wynagrodzenia oraz składki ZUS,

• zamknąć odpowiednie ewidencje,

• przygotować zestawienia potrzebne nowemu biuru.

Warto unikać sytuacji, w której jedno biuro księguje część dokumentów z danego miesiąca, a drugie pozostałe. Taki podział zwiększa ryzyko pominięcia faktury, podwójnego ujęcia dokumentu lub nieporozumień dotyczących terminów.

Jeżeli firma zatrudnia pracowników, datę zmiany należy dodatkowo skoordynować z terminem naliczania wynagrodzeń, wysyłania dokumentów do ZUS i przygotowywania informacji kadrowych.

Jak zmienić biuro rachunkowe krok po kroku?

1. Sprawdź umowę z dotychczasowym biurem

Pierwszym krokiem powinno być sprawdzenie okresu wypowiedzenia oraz warunków zakończenia współpracy.

W umowie warto znaleźć informacje dotyczące:

• długości okresu wypowiedzenia,

• sposobu złożenia wypowiedzenia,

• daty zakończenia obsługi,

• zasad przekazania dokumentów,

• dodatkowych opłat za zamknięcie okresu,

• wykonywania korekt po zakończeniu umowy,

• zwrotu dokumentacji papierowej i elektronicznej.

Wypowiedzenie najlepiej złożyć w sposób umożliwiający potwierdzenie jego dostarczenia.

2. Wybierz nowe biuro rachunkowe

Przed podpisaniem umowy warto dokładnie ustalić, jaki zakres obsługi ma zostać przejęty.

Nowe biuro powinno wiedzieć:

• jaką formę prawną ma firma,

• jaka forma opodatkowania jest stosowana,

• czy firma jest podatnikiem VAT,

• czy zatrudnia pracowników lub współpracowników,

• ile dokumentów generuje miesięcznie,

• z jakich programów i systemów korzysta,

• czy występują rozliczenia zagraniczne,

• czy wcześniejsze deklaracje wymagają sprawdzenia lub korekty.

Warto też zapytać, czy biuro pomoże w przygotowaniu listy dokumentów i formalności niezbędnych do przejęcia księgowości.

3. Ustal datę przejęcia obsługi

Data zakończenia współpracy z poprzednim biurem powinna łączyć się z datą rozpoczęcia obsługi przez nowe biuro.

Trzeba jednoznacznie ustalić:

• kto rozlicza ostatni miesiąc współpracy,

• kto wysyła deklaracje podatkowe i pliki JPK,

• kto przygotowuje dokumenty ZUS,

• kto nalicza wynagrodzenia,

• kto odpowiada za ewentualne korekty,

• od którego dokumentu lub okresu księgowanie przejmuje nowe biuro.

Takie ustalenia najlepiej potwierdzić pisemnie.

4. Przygotuj wykaz przekazywanych dokumentów

Dokumentacja powinna być przekazana na podstawie przygotowanego wykazu lub protokołu. Pozwala to sprawdzić, czy nowa księgowa otrzymała wszystkie potrzebne materiały.

Protokół może zawierać:

• nazwę dokumentu lub ewidencji,

• okres, którego dotyczy,

• formę przekazania,

• liczbę segregatorów lub plików,

• datę przekazania,

• podpis osoby przekazującej i odbierającej.

W przypadku dokumentów elektronicznych warto również ustalić format plików i sposób ich bezpiecznego udostępnienia.

5. Przekaż dokumentację nowemu biuru

Zakres dokumentów zależy od rodzaju działalności i prowadzonej księgowości. Nie każda firma będzie posiadała wszystkie wymienione poniżej materiały.

Najczęściej potrzebne są:

• podatkowa księga przychodów i rozchodów,

• ewidencja przychodów w przypadku ryczałtu,

• księgi rachunkowe,

• rejestry sprzedaży i zakupów VAT,

• pliki JPK,

• deklaracje i zeznania podatkowe,

• urzędowe poświadczenia odbioru,

• ewidencja środków trwałych,

• ewidencja wyposażenia, jeśli była prowadzona,

• dokumenty dotyczące amortyzacji,

• dokumentacja związana z kasą fiskalną,

• zestawienia należności i zobowiązań,

• informacje o nierozliczonych fakturach,

• potwierdzenia zapłaty podatków i składek,

• decyzje i pisma otrzymane z urzędów,

• umowy kredytowe, leasingowe i pożyczkowe,

• dokumenty dotyczące rozliczeń zagranicznych,

• informacje o ulgach, stratach podatkowych i rozliczeniach przenoszonych na kolejne okresy.

Jeżeli firma prowadzi pełną księgowość, potrzebne mogą być także zestawienia obrotów i sald, plan kont, bilans otwarcia, rozrachunki z kontrahentami oraz dane umożliwiające kontynuowanie zapisów w systemie księgowym.

Jakie dokumenty kadrowe trzeba przekazać?

Jeżeli firma zatrudnia pracowników, przekazanie księgowości powinno obejmować również dokumentację kadrowo-płacową.

Nowe biuro może potrzebować między innymi:

• umów o pracę i umów cywilnoprawnych,

• aneksów do umów,

• informacji o wynagrodzeniach,

• list płac,

• kart wynagrodzeń,

• danych dotyczących urlopów,

• informacji o zwolnieniach lekarskich,

• zgłoszeń i wyrejestrowań z ZUS,

• deklaracji rozliczeniowych ZUS,

• informacji o zajęciach komorniczych,

• danych dotyczących PPK,

• dokumentacji związanej z zasiłkami,

• informacji o badaniach lekarskich i szkoleniach BHP.

Należy dokładnie ustalić, kto przygotuje ostatnią listę płac oraz dokumenty ZUS za miesiąc, w którym następuje zmiana.

Pełnomocnictwa przy zmianie biura rachunkowego

Zmiana biura może wymagać odwołania pełnomocnictw udzielonych poprzedniej księgowej oraz udzielenia nowych osobom, które będą obsługiwać firmę.

Pełnomocnictwo UPL-1 pozwala wskazanej osobie podpisywać i składać deklaracje podatkowe drogą elektroniczną. Jego odwołanie lub zmiana odbywa się w odrębnej procedurze.

Pełnomocnictwa ogólnego PPO-1 nie należy utożsamiać z UPL-1. PPO-1 umożliwia działanie w sprawach podatkowych, ale samo w sobie nie upoważnia do podpisywania deklaracji elektronicznych — do tego służy UPL-1.

Jeżeli biuro reprezentuje firmę przed ZUS, konieczne może być udzielenie pełnomocnictwa na formularzu PEL. Dotychczasowe pełnomocnictwo można odwołać formularzem PEL-O.

Zakres pełnomocnictw powinien być każdorazowo dopasowany do ustalonego zakresu współpracy.

Czy trzeba zgłaszać zmianę biura rachunkowego do urzędu?

Nie ma jednej uniwersalnej procedury identycznej dla każdej firmy. Zakres formalności zależy między innymi od formy prawnej działalności, udzielonych pełnomocnictw oraz miejsca przechowywania ksiąg i dokumentów.

Jeżeli w związku ze zmianą biura zmieniają się dane zgłoszone w odpowiednim rejestrze, należy je zaktualizować. Przedsiębiorcy wpisani do CEIDG mogą składać wnioski o zmianę danych elektronicznie albo w urzędzie miasta lub gminy.

W przypadku niektórych podmiotów wpisanych do KRS aktualizacja może odbywać się przy wykorzystaniu formularza NIP-8. Jeżeli biuro rachunkowe prowadzi księgi spółki w innym miejscu niż jej siedziba lub miejsce sprawowania zarządu, może powstać obowiązek wskazania miejsca przechowywania ksiąg. Oficjalne informacje Biznes.gov.pl wskazują w takim przypadku termin 15 dni od przekazania ksiąg.

Dlatego przed zakończeniem procesu warto ustalić z nowym biurem, które zgłoszenia dotyczą konkretnej firmy.

Kto odpowiada za rozliczenia w okresie przejściowym?

Jednym z najważniejszych elementów zmiany biura jest określenie, kto wykona poszczególne obowiązki.

W ustaleniach powinny znaleźć się odpowiedzi na pytania:

• Kto zaksięguje ostatni miesiąc?

• Kto obliczy podatek?

• Kto wyśle plik JPK?

• Kto przygotuje deklaracje ZUS?

• Kto naliczy wynagrodzenia?

• Kto sporządzi zeznanie roczne?

• Kto odpowie na ewentualne pytania urzędu dotyczące wcześniejszych okresów?

• Kto przygotuje korektę, jeżeli pojawi się taka potrzeba?

Nie należy zakładać, że wszystkie czynności zostaną wykonane automatycznie. Przekazanie księgowości powinno obejmować również przekazanie informacji o trwających sprawach, kontrolach, wezwaniach, korektach lub postępowaniach.

Czy nowe biuro sprawdzi wcześniejsze rozliczenia?

Przejęcie bieżącej obsługi nie zawsze oznacza pełną kontrolę dokumentacji z poprzednich miesięcy lub lat.

Nowe biuro zazwyczaj sprawdza, czy otrzymało dane potrzebne do kontynuowania księgowości. Może jednak nie analizować każdej wcześniej zaksięgowanej faktury i każdej złożonej deklaracji, jeżeli nie zostało to objęte umową.

Jeżeli przedsiębiorca podejrzewa błędy, warto zamówić dodatkową weryfikację. Jej zakres może obejmować:

• sprawdzenie deklaracji podatkowych,

• porównanie ewidencji z dokumentami,

• analizę rozrachunków,

• sprawdzenie środków trwałych,

• kontrolę naliczeń wynagrodzeń i składek,

• weryfikację sald księgowych,

• wskazanie deklaracji wymagających korekty.

Zakres i koszt takiej usługi powinny zostać ustalone oddzielnie.

Najczęstsze błędy przy zmianie biura rachunkowego

Brak konkretnej daty przejęcia obsługi

Niejasne ustalenia mogą doprowadzić do sytuacji, w której żadne biuro nie przygotuje deklaracji albo oba wykonają tę samą czynność.

Przekazanie niepełnej dokumentacji

Brak deklaracji, ewidencji środków trwałych lub informacji o nierozliczonych płatnościach może wpłynąć na kolejne rozliczenia.

Brak urzędowych poświadczeń odbioru

Same kopie deklaracji nie zawsze wystarczą. Warto przekazać również potwierdzenia ich skutecznego wysłania.

Nieodwołanie wcześniejszych pełnomocnictw

Po zakończeniu współpracy należy sprawdzić, czy poprzednie biuro nadal posiada dostęp do systemów i uprawnienia do reprezentowania firmy.

Zbyt późny wybór nowego biura

Poszukiwanie księgowej kilka dni przed terminem rozliczenia utrudnia dokładne sprawdzenie dokumentów i bezpieczne przejęcie obsługi.

Brak informacji o trwających sprawach

Nowe biuro powinno wiedzieć o wezwaniach z urzędu, korektach, kontrolach, zaległościach oraz innych sprawach, które nie zostały jeszcze zakończone.

Zmiana biura rachunkowego w Koninie – jak może pomóc CREDIT?

CREDIT to biuro rachunkowe w Koninie, które prowadzi obsługę księgową jednoosobowych działalności gospodarczych, spółek oraz małych i średnich firm. Zakres usług obejmuje między innymi KPiR, ryczałt, pełną księgowość, rozliczenia VAT, PIT i CIT, a także obsługę kadrowo-płacową.

Dokumenty mogą być dostarczane w uzgodnionej formie elektronicznej, a część obsługi może odbywać się zdalnie. Zakres współpracy i sposób przekazywania dokumentów są ustalane indywidualnie.

Jeżeli planujesz zmianę biura rachunkowego, warto skontaktować się jeszcze przed rozwiązaniem obecnej umowy. Pozwoli to ustalić możliwy termin rozpoczęcia współpracy, potrzebne dokumenty oraz zakres formalności związanych z przejęciem księgowości.

Planujesz zmianę biura rachunkowego?

Nie musisz samodzielnie ustalać wszystkich formalności i dokumentów potrzebnych do przeniesienia księgowości.

Skontaktuj się z CREDIT. Sprawdzimy sytuację Twojej firmy, ustalimy możliwy termin rozpoczęcia współpracy i wskażemy dokumenty potrzebne do zachowania ciągłości rozliczeń.

Zapytaj o przejęcie księgowości Twojej firmy.

Najczęściej zadawane pytania