Zmiana umów z klientami biur rachunkowych a KSeF – jakie zajdą zmiany?

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to elektroniczny system obsługi faktur, który będzie obowiązkowy już od 1 lipca 2024 (dla czynnych podatników VAT) lub 1 stycznia 2025 roku (dla przedsiębiorców zwolnionych z VAT). Jego wdrożenie wiąże się także ze zmianami dla klientów biur rachunkowych – sprawdź, na co należy się przygotować.

Aspekty umów, które wymagają zmian po wprowadzeniu KSeF

Mimo że przekazywanie dokumentów w formie elektronicznej jest już standardem we współpracy z biurem rachunkowym, wdrożenie KSeF oznacza konieczność dostosowania pewnych procedur. Przede wszystkim mowa o dodaniu do umów zapisów, które określają uprawnienia i obowiązki każdej ze stron w odniesieniu do KSeF. Najważniejszą kwestią jest sprecyzowanie, kto odpowiada za pobieranie faktur z systemu – w zależności od preferencji i sytuacji konkretnej firmy można zastosować różne rozwiązania. Obowiązkowym punktem umowy stanie się też informacja o przekazaniu uprawnień do KSeF na rzecz biura rachunkowego; bez tego księgowi nie będą mogli uzyskać dostępu do niezbędnych informacji. W parze z tym zapisem powinien iść także opis sposobu akceptacji faktur KSeF. Oprócz tego należy zadbać o dostosowanie zapisów związanych z odpowiedzialnością za wystawianie faktur, zwłaszcza jeśli zajmuje się tym biuro rachunkowe.

Krajowy System e-Faktur a modele współpracy z biurem rachunkowym

Po wprowadzeniu KSeF współpraca w tym zakresie będzie mogła przybrać jedną z następujących form:

• odpowiedzialność zarówno za wystawianie, jak i wysyłanie faktur do KSeF leży w całości po stronie biura rachunkowego;
• wystawianie faktur to odpowiedzialność klienta, a wysyłka do KSeF – biura rachunkowego;
• klient zajmuje się zarówno wystawianiem, jak i wysyłaniem faktur do KSeF.

Z perspektywy klientów najwygodniejsze są dwie pierwsze opcje, jednak należy mieć na uwadze, że stwarzają one dodatkowe ryzyko dla biura rachunkowego. Warto jednak pamiętać, że Ministerstwo Finansów udostępnia bezpłatne narzędzia ułatwiające obsługę faktur w KSeF – dzięki temu dla większości klientów samodzielna wysyłka nie będzie stanowić większego problemu.

Terminy poszczególnych zadań powinny być sprecyzowane w umowie

Wprowadzenie KSeF wiąże się z pewnymi zmianami w zakresie obsługi faktur, m.in. w związku z wymogiem akceptacji faktur zakupowych. Co do zasady przedsiębiorca musi potwierdzić, że przyjmuje otrzymaną fakturę. Jeśli nie wykona tego w terminie, biuro nie może zaksięgować kosztu – co więcej, jeżeli koszt zostanie zaksięgowany, a następnie klient zdecyduje, że nie akceptuje faktury, biuro rachunkowe będzie zobowiązane do zapłaty odsetek. Aby uniknąć takich sytuacji, należy zwrócić szczególną uwagę na zapisy związane z terminami wykonywania poszczególnych czynności zarówno po stronie klienta, jak i biura.

Należy także pamiętać, że system KSeF dotyczy jedynie faktur. Pozostałe dokumenty księgowe będą nadal przetwarzane poza KSeF. Zapisy umowy powinny uwzględniać konkretne wytyczne zarówno dla dokumentów w KSeF, jak i dla tych, które nie są objęte systemem – dzięki temu klienci i biura rachunkowe będą mogły liczyć na przejrzystą współpracę, opartą na jasnych zapisach.