Ile kosztuje obsługa księgowa firmy i od czego zależy cena?

Cena obsługi księgowej nie jest taka sama dla każdej firmy. Inaczej wygląda rozliczanie jednoosobowej działalności gospodarczej z niewielką liczbą dokumentów, inaczej obsługa firmy zatrudniającej pracowników, a jeszcze inaczej prowadzenie pełnej księgowości dla spółki.

Na koszt księgowości wpływa między innymi forma działalności, liczba faktur, sposób opodatkowania, status VAT, zakres obsługi kadrowo-płacowej oraz dodatkowe obowiązki związane z rozliczeniami. Dlatego przed wyborem biura księgowego warto wiedzieć, z czego wynika cena i o co zapytać przed rozpoczęciem współpracy.

W tym artykule wyjaśniamy, co wpływa na koszt obsługi księgowej firmy i jak przygotować się do wyceny.

Co wpływa na koszt obsługi księgowej?

Cena obsługi księgowej zależy przede wszystkim od zakresu pracy, jaką biuro wykonuje dla przedsiębiorcy. Sama liczba dokumentów to tylko jeden z elementów. Ważne są również obowiązki podatkowe, rodzaj prowadzonej ewidencji, liczba pracowników oraz to, czy firma potrzebuje dodatkowego wsparcia w bieżących sprawach.

Na koszt księgowości wpływa najczęściej:

• forma działalności,
• forma opodatkowania,
• liczba dokumentów miesięcznie,
• status podatnika VAT,
• liczba pracowników,
• zakres obsługi kadrowo-płacowej,
• rodzaj prowadzonej księgowości,
• konieczność przygotowywania dodatkowych deklaracji,
• potrzeba konsultacji księgowych lub podatkowych,
• sposób przekazywania dokumentów.

Dlatego dwie firmy działające w podobnej branży mogą mieć inną cenę obsługi księgowej, jeśli różnią się liczbą dokumentów, formą rozliczeń lub zakresem obowiązków.

Forma działalności a cena księgowości

Jednym z najważniejszych czynników wpływających na koszt obsługi księgowej jest forma prowadzonej działalności. Prosta jednoosobowa działalność gospodarcza zwykle wymaga mniejszego nakładu pracy niż spółka lub firma zatrudniająca pracowników.

W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej biuro najczęściej zajmuje się bieżącym księgowaniem dokumentów, rozliczeniami podatkowymi, deklaracjami oraz rozliczeniami z ZUS. Jeśli firma ma niewielką liczbę dokumentów i prosty model działania, obsługa jest zazwyczaj mniej rozbudowana.

W przypadku spółek zakres pracy jest zwykle szerszy. Może obejmować pełną księgowość, bardziej szczegółową ewidencję, dodatkowe obowiązki podatkowe, dokumentację związaną z rozliczeniami wspólników lub zarządu oraz większą liczbę raportów i zestawień.

KPiR, ryczałt i pełna księgowość — różnice w kosztach

Rodzaj prowadzonej księgowości ma duże znaczenie przy ustalaniu ceny. Inaczej wycenia się obsługę firmy rozliczającej się na ryczałcie, inaczej KPiR, a inaczej pełną księgowość.

Ryczałt jest zwykle prostszą formą rozliczenia, ponieważ opiera się głównie na ewidencji przychodów. Nie oznacza to jednak, że przedsiębiorca nie ma obowiązków podatkowych. Nadal trzeba pilnować dokumentów, terminów, stawek ryczałtu i poprawności rozliczeń.

KPiR, czyli podatkowa księga przychodów i rozchodów, wymaga ewidencjonowania zarówno przychodów, jak i kosztów. Przy większej liczbie faktur lub bardziej złożonej działalności nakład pracy po stronie biura może być większy.

Pełna księgowość jest najbardziej rozbudowaną formą prowadzenia ksiąg. Wymaga szczegółowej ewidencji operacji gospodarczych, większej liczby zapisów, zestawień oraz kontroli danych. Z tego powodu obsługa pełnej księgowości jest zazwyczaj droższa niż prowadzenie KPiR lub ryczałtu.

Czy VAT wpływa na cenę obsługi księgowej?

Status podatnika VAT może wpływać na cenę księgowości. Firma rozliczająca VAT ma dodatkowe obowiązki związane z ewidencją, deklaracjami i kontrolą dokumentów sprzedażowych oraz zakupowych.

Biuro rachunkowe musi zwrócić uwagę na poprawność faktur, terminy rozliczeń, stawki VAT oraz zgodność dokumentów z obowiązującymi przepisami. W praktyce oznacza to więcej pracy niż w przypadku firmy, która nie jest czynnym podatnikiem VAT.

Nie każda firma z VAT będzie jednak kosztować tyle samo w obsłudze. Znaczenie ma liczba dokumentów, rodzaj transakcji, specyfika działalności oraz to, czy przedsiębiorca prowadzi sprzedaż krajową, zagraniczną, internetową lub mieszaną.

Liczba dokumentów miesięcznie a koszt księgowości

Liczba dokumentów to jeden z najbardziej oczywistych elementów wpływających na cenę obsługi. Im więcej faktur sprzedaży, faktur zakupowych, dokumentów kosztowych, wyciągów i dodatkowych operacji, tym więcej pracy wymaga bieżące rozliczenie firmy.

Firma wystawiająca kilka faktur miesięcznie będzie zazwyczaj prostsza w obsłudze niż przedsiębiorstwo, które generuje kilkadziesiąt lub kilkaset dokumentów. Ważna jest jednak nie tylko liczba faktur, ale również ich rodzaj i powtarzalność.

Czasami mniejsza liczba dokumentów może wymagać więcej uwagi, jeśli dotyczą nietypowych transakcji, importu, eksportu, rozliczeń zagranicznych lub bardziej złożonych kosztów.

Kadry i płace — kiedy zwiększają koszt współpracy?

Jeżeli firma zatrudnia pracowników lub współpracowników, zakres obsługi księgowej staje się szerszy. Dochodzą wtedy obowiązki kadrowo-płacowe, które często są wyceniane osobno lub jako dodatkowy element miesięcznej obsługi.

Obsługa kadr i płac może obejmować między innymi:

• przygotowywanie list płac,
• zgłoszenia i wyrejestrowania z ZUS,
• prowadzenie dokumentacji pracowniczej,
• rozliczanie umów o pracę,
• rozliczanie umów cywilnoprawnych,
• przygotowywanie deklaracji i dokumentów do ZUS,
• ewidencję urlopów, zwolnień i nieobecności,
• wsparcie przy bieżących sprawach pracowniczych.

Im więcej pracowników, zmian w zatrudnieniu i dokumentów kadrowych, tym większy zakres pracy po stronie biura.

Dodatkowe usługi, które mogą wpływać na cenę

Podstawowa obsługa księgowa może nie obejmować wszystkich czynności, których potrzebuje przedsiębiorca. W zależności od sytuacji firmy pojawiają się dodatkowe usługi, które mogą wpływać na końcową cenę współpracy.

Do takich usług mogą należeć:

• pomoc przy zakładaniu działalności,
• zmiana formy opodatkowania,
• przygotowanie dodatkowych zestawień,
• konsultacje podatkowe,
• wsparcie przy kontroli z urzędu,
• porządkowanie zaległej dokumentacji,
• przygotowanie dokumentów do banku lub leasingu,
• obsługa KSeF,
• dodatkowe raporty dla właściciela firmy.

Dlatego przed podpisaniem umowy warto ustalić, co dokładnie obejmuje miesięczna obsługa, a co jest wyceniane dodatkowo.

Dlaczego nie warto wybierać księgowości wyłącznie po cenie?

Cena jest ważna, ale nie powinna być jedynym kryterium wyboru. Zbyt niska stawka może oznaczać ograniczony zakres obsługi, mniejszą dostępność kontaktu lub dodatkowe opłaty za czynności, które w innej ofercie są już uwzględnione.

Przy wyborze biura warto zwrócić uwagę nie tylko na miesięczny koszt, ale też na:

• zakres obsługi,
• doświadczenie biura,
• sposób kontaktu,
• terminowość,
• bezpieczeństwo dokumentów,
• obsługę kadr i płac,
• wsparcie w kontaktach z urzędami,
• możliwość zdalnego przekazywania dokumentów,
• jasne zasady współpracy.

Dobra obsługa księgowa nie polega wyłącznie na księgowaniu dokumentów. Ważne jest również to, czy przedsiębiorca wie, jakie ma obowiązki, jakie dokumenty powinien przekazać i kiedy musi zrealizować konkretne rozliczenia.

Jak przygotować się do wyceny obsługi księgowej?

Aby biuro mogło przygotować rzetelną wycenę, warto zebrać podstawowe informacje o firmie. Im więcej konkretów przekażesz na początku, tym łatwiej będzie określić realny zakres obsługi.

Przed rozmową z biurem przygotuj informacje o:

• formie działalności,
• formie opodatkowania,
• liczbie dokumentów miesięcznie,
• statusie VAT,
• liczbie pracowników,
• rodzaju prowadzonej działalności,
• obecnym sposobie prowadzenia księgowości,
• potrzebie obsługi kadr i płac,
• ewentualnych dodatkowych obowiązkach lub problemach księgowych.

Jeśli firma już działa, warto też wiedzieć, czy księgowość jest prowadzona na bieżąco, czy konieczne będzie uporządkowanie wcześniejszych dokumentów.

Potrzebujesz wyceny obsługi księgowej?

Koszt obsługi księgowej najlepiej ustalić indywidualnie, ponieważ każda firma ma inny zakres dokumentów, obowiązków i potrzeb. Jedna działalność potrzebuje podstawowej obsługi, inna wymaga pełnej księgowości, kadr, płac, rozliczeń VAT i dodatkowego wsparcia podatkowego.

Jeżeli chcesz sprawdzić, jaki zakres obsługi będzie odpowiedni dla Twojej firmy, skontaktuj się z CREDIT. Jako biuro rachunkowe w Koninie pomagamy przedsiębiorcom uporządkować księgowość, rozliczenia podatkowe i sprawy kadrowo-płacowe.

Możesz zapytać o wycenę obsługi księgowej i ustalić, jaki model współpracy będzie najlepszy dla Twojej firmy.

FAQ