Zatrudniasz pierwszego pracownika? Obowiązki pracodawcy krok po kroku

Zatrudnienie pierwszego pracownika to moment, w którym przedsiębiorca po raz pierwszy staje się również pracodawcą.

Oprócz ustalenia wynagrodzenia i podpisania umowy pojawiają się wtedy obowiązki związane między innymi z badaniami lekarskimi, BHP, ZUS, dokumentacją pracowniczą, ewidencją czasu pracy, podatkami oraz wypłatą wynagrodzenia.

Wiele formalności trzeba wykonać jeszcze przed pierwszym dniem pracy albo w ciągu kilku dni od zatrudnienia. Dlatego warto przygotować cały proces wcześniej, zamiast kompletować dokumentację dopiero po rozpoczęciu pracy przez nową osobę.

W tym poradniku skupiamy się przede wszystkim na zatrudnieniu pierwszej osoby na podstawie umowy o pracę. W przypadku umów cywilnoprawnych, takich jak umowa zlecenia, część zasad wygląda inaczej.

Krok 1. Ustal warunki zatrudnienia

Zanim przygotujesz umowę, trzeba określić podstawowe warunki współpracy.

W przypadku umowy o pracę należy ustalić między innymi:

• rodzaj wykonywanej pracy,
• stanowisko,
• miejsce lub miejsca wykonywania pracy,
• wymiar czasu pracy,
• wysokość i składniki wynagrodzenia,
• rodzaj umowy,
• dzień rozpoczęcia pracy.

Warto ustalić również sposób organizacji czasu pracy, zasady wypłaty wynagrodzenia, ewentualną pracę zdalną oraz inne kwestie charakterystyczne dla konkretnego stanowiska.

Umowa o pracę czy umowa zlecenia?

Rodzaju umowy nie należy wybierać wyłącznie na podstawie wysokości składek lub kosztu zatrudnienia.

Jeżeli osoba wykonuje pracę pod kierownictwem pracodawcy, w miejscu i czasie przez niego wyznaczonym oraz w warunkach charakterystycznych dla stosunku pracy, sama nazwa umowy nie przesądza o charakterze zatrudnienia.

Umowa zlecenia może być właściwa dla określonych rodzajów współpracy, ale nie powinna służyć do zastępowania umowy o pracę wtedy, gdy faktyczny sposób wykonywania obowiązków odpowiada stosunkowi pracy.

W dalszej części artykułu opisujemy przede wszystkim obowiązki związane z zatrudnieniem na umowę o pracę.

Krok 2. Przygotuj umowę o pracę

Umowa o pracę powinna zostać zawarta na piśmie. Jeżeli nie została zawarta w takiej formie, pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy musi pisemnie potwierdzić ustalenia dotyczące stron umowy, jej rodzaju oraz warunków.

Umowa powinna określać między innymi:

• strony umowy,
• rodzaj umowy,
• datę jej zawarcia,
• rodzaj pracy,
• miejsce lub miejsca wykonywania pracy,
• wynagrodzenie wraz z jego składnikami,
• wymiar czasu pracy,
• dzień rozpoczęcia pracy.

W zależności od rodzaju umowy mogą być wymagane także dodatkowe elementy.

Nie warto więc zostawiać przygotowania dokumentów na pierwszy dzień pracy. Umowa powinna być gotowa wcześniej, aby zarówno pracodawca, jak i pracownik dokładnie znali warunki zatrudnienia.

Ile wynosi minimalne wynagrodzenie w 2026 roku?

Od 1 stycznia 2026 roku minimalne wynagrodzenie za pracę przy pełnym etacie wynosi 4806 zł brutto miesięcznie.

W przypadku pracownika zatrudnionego na część etatu minimalne wynagrodzenie ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy.

Wynagrodzenie określone w umowie powinno oczywiście odpowiadać również rodzajowi pracy, zakresowi odpowiedzialności, kwalifikacjom oraz warunkom obowiązującym na danym stanowisku.

Przy planowaniu zatrudnienia trzeba pamiętać, że koszt pracownika dla firmy nie ogranicza się do kwoty brutto wpisanej w umowie. Do wynagrodzenia dochodzą składki finansowane przez pracodawcę oraz – w zależności od sytuacji – inne koszty związane z zatrudnieniem.

Krok 3. Skieruj pracownika na badania wstępne

Co do zasady osoba przyjmowana do pracy powinna przed jej rozpoczęciem przejść wstępne badania lekarskie.

Pracodawca wystawia skierowanie zawierające informacje o stanowisku oraz warunkach, w jakich będzie wykonywana praca.

Badanie odbywa się na koszt pracodawcy.

Pracownik nie może zostać dopuszczony do pracy bez aktualnego orzeczenia lekarskiego potwierdzającego brak przeciwwskazań do wykonywania pracy na określonym stanowisku.

Przepisy przewidują określone wyjątki od konieczności ponownego wykonywania badań wstępnych, dlatego w przypadku osoby niedawno zatrudnionej u innego pracodawcy warto sprawdzić, czy posiadane przez nią orzeczenie może zostać wykorzystane.

Krok 4. Zadbaj o BHP przed rozpoczęciem pracy

Pracodawca nie może dopuścić pracownika do wykonywania obowiązków bez wymaganej znajomości zasad bezpieczeństwa i higieny pracy.

Nowo zatrudnione osoby co do zasady odbywają szkolenie wstępne BHP. Obejmuje ono instruktaż ogólny, a w przypadkach przewidzianych dla danego stanowiska także instruktaż stanowiskowy.

Szkolenie powinno zostać przeprowadzone przed dopuszczeniem pracownika do wykonywania pracy i odbywa się na koszt pracodawcy oraz w czasie pracy.

Dokument potwierdzający odbycie szkolenia należy odpowiednio przechowywać w dokumentacji pracownika.

Krok 5. Przygotuj ocenę ryzyka zawodowego

Zatrudnienie pierwszej osoby oznacza również konieczność przeanalizowania zagrożeń występujących na jej stanowisku.

Pracodawca ma obowiązek oceniać i dokumentować ryzyko zawodowe oraz stosować środki ograniczające zagrożenia.

Pracownik powinien zostać poinformowany o:

• ryzyku związanym z wykonywaną pracą,
• zasadach ochrony przed zagrożeniami,
• obowiązujących procedurach BHP,
• środkach ochrony, jeżeli są wymagane.

Ocena ryzyka będzie wyglądała inaczej dla pracownika biurowego, inaczej dla magazyniera, osoby pracującej przy maszynach czy pracownika budowlanego.

W ofercie CREDIT znajduje się również pomoc w doborze podmiotów zajmujących się obsługą BHP.

Krok 6. Zgłoś pracownika do ZUS

Zatrudnioną osobę trzeba zgłosić do odpowiednich ubezpieczeń.

Pracownik zatrudniony na umowę o pracę podlega obowiązkowo między innymi ubezpieczeniom:

• emerytalnemu,
• rentowym,
• chorobowemu,
• wypadkowemu,
• zdrowotnemu.

Pracodawca zgłasza pracownika do ZUS na odpowiednim formularzu. W typowej sytuacji przy umowie o pracę wykorzystywany jest formularz ZUS ZUA.

Termin na zgłoszenie wynosi 7 dni od dnia powstania obowiązku ubezpieczenia, czyli zasadniczo od daty zatrudnienia.

To jeden z terminów, którego przy pierwszym zatrudnieniu zdecydowanie warto pilnować.

Krok 7. Załóż akta osobowe i dokumentację pracowniczą

Pracodawca ma obowiązek prowadzenia dokumentacji pracowniczej dla każdej zatrudnionej osoby.

Obejmuje ona przede wszystkim akta osobowe oraz dokumentację dotyczącą przebiegu zatrudnienia.

W aktach i pozostałej dokumentacji znajdują się między innymi dokumenty związane z:

• ubieganiem się o zatrudnienie,
• nawiązaniem stosunku pracy,
• badaniami lekarskimi,
• szkoleniami BHP,
• przebiegiem zatrudnienia,
• urlopami,
• czasem pracy,
• wynagrodzeniem,
• zakończeniem zatrudnienia.

Dokumentację można prowadzić w postaci papierowej albo elektronicznej, przy zachowaniu wymagań określonych w przepisach.

Warto od początku uporządkować sposób przechowywania dokumentów. Odtwarzanie brakujących akt po kilku miesiącach pracy jest znacznie trudniejsze niż prawidłowe prowadzenie ich od pierwszego dnia.

Krok 8. Przekaż informację o warunkach zatrudnienia

Sama umowa o pracę nie zawiera wszystkich informacji, które pracodawca powinien przekazać zatrudnionej osobie.

Nie później niż w terminie 7 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy pracodawca przekazuje mu w postaci papierowej lub elektronicznej informacje dotyczące między innymi:

• dobowej i tygodniowej normy czasu pracy,
• wymiaru czasu pracy,
• przerw,
• odpoczynku dobowego i tygodniowego,
• zasad dotyczących godzin nadliczbowych,
• wymiaru urlopu,
• procedury rozwiązania stosunku pracy,
• terminu, miejsca, czasu i częstotliwości wypłaty wynagrodzenia – jeśli kwestie te nie wynikają z innych obowiązujących u pracodawcy regulacji.

Zakres informacji jest szerszy niż kilka podstawowych danych o etacie, dlatego warto korzystać z aktualnego wzoru odpowiadającego obowiązującym przepisom.

Krok 9. Prowadź ewidencję czasu pracy

Lista obecności i ewidencja czasu pracy nie są tym samym dokumentem.

Pracodawca prowadzi indywidualną ewidencję czasu pracy, która jest potrzebna między innymi do prawidłowego ustalenia wynagrodzenia oraz innych świadczeń związanych z pracą.

W zależności od sytuacji ewidencja obejmuje informacje dotyczące między innymi:

• liczby przepracowanych godzin,
• godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy,
• pracy w porze nocnej,
• godzin nadliczbowych,
• dni wolnych,
• dyżurów,
• urlopów oraz innych usprawiedliwionych nieobecności.

Prawidłowa ewidencja staje się szczególnie ważna wtedy, gdy pracownik pracuje w różnych godzinach, korzysta z urlopów albo pojawiają się nadgodziny.

Krok 10. Ustal zasady wypłacania wynagrodzenia

Zatrudnienie pracownika oznacza comiesięczne naliczanie wynagrodzenia, składek i zaliczki na podatek dochodowy.

W praktyce trzeba uwzględnić między innymi:

• wynagrodzenie zasadnicze,
• ewentualne premie i dodatki,
• nieobecności,
• urlopy,
• zwolnienia chorobowe,
• nadgodziny,
• składki ZUS finansowane przez pracownika i pracodawcę,
• zaliczkę na podatek dochodowy,
• ewentualne wpłaty do PPK.

Na tej podstawie przygotowywana jest lista płac i ustalana kwota należna pracownikowi.

Wynagrodzenie powinno być wypłacane w ustalonym terminie zgodnie z obowiązującymi zasadami prawa pracy.

Krok 11. Pamiętaj o rozliczeniach ZUS

Po zgłoszeniu pracownika obowiązki wobec ZUS nie kończą się.

Za każdy miesiąc zatrudnienia pracodawca powinien prawidłowo rozliczyć składki oraz przekazać wymagane dokumenty rozliczeniowe.

Termin opłacenia składek zależy od rodzaju płatnika. Dlatego już przy pierwszym pracowniku warto ustalić kalendarz obowiązków kadrowo-płacowych i księgowych na każdy miesiąc.

Biuro rachunkowe może w ramach obsługi przygotowywać dokumenty rozliczeniowe i przekazywać je elektronicznie do ZUS.

Krok 12. Rozliczaj zaliczki na PIT

Pracodawca staje się również płatnikiem podatku dochodowego od wynagrodzeń pracownika.

Oznacza to między innymi konieczność prawidłowego obliczania i pobierania zaliczek na PIT oraz przekazywania ich do urzędu skarbowego w odpowiednich terminach.

Przy naliczaniu wynagrodzenia trzeba uwzględnić informacje i oświadczenia złożone przez pracownika, które mogą wpływać na wysokość miesięcznej zaliczki.

Po zakończeniu roku dochodzą kolejne obowiązki związane między innymi z przygotowaniem PIT-11.

Informację PIT-11 przekazuje się zasadniczo:

• do urzędu skarbowego – do końca stycznia następnego roku,
• pracownikowi – do końca lutego następnego roku.

Jeżeli termin przypada na sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy, może przesunąć się na następny dzień roboczy.

Krok 13. Sprawdź obowiązki związane z PPK

Zatrudnienie pierwszej osoby może oznaczać również konieczność zajęcia się Pracowniczymi Planami Kapitałowymi.

W PPK obowiązuje mechanizm automatycznego zapisu dla osób, które ukończyły 18 lat i nie ukończyły 55 lat, o ile pracownik nie złoży deklaracji o rezygnacji z dokonywania wpłat.

Osoba, która ukończyła 55 lat, ale nie ukończyła 70 lat, może przystąpić do PPK na swój wniosek.

Przy zatrudnieniu pierwszej osoby warto więc sprawdzić:

• czy firma jest objęta obowiązkami wynikającymi z ustawy o PPK,
• czy trzeba wybrać instytucję finansową,
• kiedy należy zawrzeć umowę o zarządzanie PPK,
• kiedy powinna zostać zawarta umowa o prowadzenie PPK dla pracownika,
• czy zatrudniona osoba złożyła deklarację rezygnacji.

Co do zasady umowę o prowadzenie PPK zawiera się po wymaganym okresie zatrudnienia, nie później niż do 10. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynęło 90 dni zatrudnienia.

Przepisy przewidują jednak wyjątki, dlatego obowiązek PPK trzeba zawsze sprawdzić w odniesieniu do sytuacji konkretnego pracodawcy.

Krok 14. Poinformuj pracownika o jego prawach i zasadach obowiązujących w firmie

Nawet przedsiębiorca zatrudniający jedną osobę musi przestrzegać obowiązków wynikających z prawa pracy.

Pracownik powinien znać między innymi zasady dotyczące:

• czasu pracy,
• urlopów,
• usprawiedliwiania nieobecności,
• BHP,
• równego traktowania w zatrudnieniu,
• wypłaty wynagrodzenia,
• organizacji pracy.

Przy zatrudnieniu pierwszej osoby przedsiębiorca nie musi automatycznie tworzyć rozbudowanego regulaminu pracy. Obowiązek posiadania regulaminu zależy między innymi od liczby zatrudnionych osób i innych okoliczności.

Nie zwalnia to jednak pracodawcy z obowiązku przekazania wymaganych informacji pracownikowi.

Pierwszy pracownik a urlop wypoczynkowy

Po zatrudnieniu trzeba również prawidłowo ustalić wymiar urlopu wypoczynkowego przysługującego pracownikowi.

Znaczenie ma między innymi jego dotychczasowy staż pracy oraz okresy zaliczane do stażu urlopowego.

W ciągu zatrudnienia pracodawca powinien prowadzić dokumentację dotyczącą wykorzystywania urlopu oraz uwzględniać go przy planowaniu i rozliczaniu czasu pracy.

Szczególnej uwagi może wymagać osoba podejmująca pierwszą w życiu pracę, ponieważ zasady nabywania przez nią prawa do urlopu w pierwszym roku zatrudnienia różnią się od sytuacji pracownika posiadającego wcześniejszy staż.

Pierwszy pracownik a zwolnienie lekarskie

Zatrudniając pracownika trzeba być przygotowanym również na wystąpienie niezdolności do pracy.

Zwolnienie lekarskie wpływa na naliczenie wynagrodzenia, składki oraz dokumenty rozliczeniowe przekazywane do ZUS.

W zależności od długości absencji, wieku pracownika oraz innych okoliczności wypłacane może być wynagrodzenie chorobowe albo zasiłek.

Dlatego prawidłowe naliczanie płac wymaga uwzględniania nie tylko podstawowego wynagrodzenia, ale również zdarzeń występujących w trakcie zatrudnienia.

Ile naprawdę kosztuje zatrudnienie pierwszego pracownika?

Przy planowaniu zatrudnienia nie należy utożsamiać kosztu pracownika wyłącznie z kwotą, którą otrzymuje on na konto.

Całkowity koszt może obejmować:

• wynagrodzenie brutto,
• składki finansowane przez pracodawcę,
• wpłaty do PPK, jeżeli dotyczą pracownika,
• badania lekarskie,
• szkolenia BHP,
• odzież roboczą i środki ochrony, jeśli są wymagane,
• wyposażenie stanowiska,
• obsługę kadrowo-płacową.

Do tego dochodzą koszty pośrednie związane między innymi z urlopami, nieobecnościami czy wdrożeniem nowej osoby.

Dlatego przed zatrudnieniem warto przygotować budżet nie tylko na pierwszą wypłatę, ale na pełny miesięczny koszt stanowiska.

Najczęstsze błędy przy zatrudnieniu pierwszego pracownika

Przedsiębiorca zatrudniający po raz pierwszy może nie mieć jeszcze wypracowanych procedur kadrowych. To właśnie wtedy najłatwiej o przeoczenie któregoś z obowiązków.

Do częstych błędów można zaliczyć:

• dopuszczenie pracownika do pracy bez wymaganych badań,
• brak szkolenia BHP,
• zbyt późne zgłoszenie do ZUS,
• brak prawidłowo prowadzonej dokumentacji pracowniczej,
• traktowanie listy obecności jako pełnej ewidencji czasu pracy,
• brak informacji o warunkach zatrudnienia,
• nieprawidłowe naliczanie urlopu,
• pomijanie obowiązków związanych z PPK,
• błędy w naliczaniu wynagrodzenia i składek,
• brak aktualizacji dokumentacji przy zmianie warunków zatrudnienia.

Większość z tych problemów można ograniczyć, przygotowując checklistę jeszcze przed pierwszym dniem pracy.

Zatrudnienie pierwszego pracownika – praktyczna checklista

Przed rozpoczęciem pracy przez nową osobę sprawdź:

• czy ustalone zostały warunki zatrudnienia,
• czy przygotowana została umowa,
• czy pracownik posiada wymagane orzeczenie lekarskie,
• czy przeprowadzono wymagane szkolenie BHP,
• czy przygotowano ocenę ryzyka zawodowego,
• czy założono dokumentację pracowniczą,
• czy ustalono zasady ewidencjonowania czasu pracy.

Po rozpoczęciu zatrudnienia należy natomiast pamiętać między innymi o:

• zgłoszeniu pracownika do ZUS w ustawowym terminie,
• przekazaniu informacji o warunkach zatrudnienia,
• prowadzeniu ewidencji czasu pracy,
• naliczaniu wynagrodzenia,
• rozliczaniu ZUS i PIT,
• sprawdzeniu obowiązków dotyczących PPK,
• bieżącym prowadzeniu akt osobowych.

Czy kadry i płace można przekazać biuru rachunkowemu?

Tak. Wielu przedsiębiorców wraz z zatrudnieniem pierwszej osoby decyduje się rozszerzyć współpracę z biurem rachunkowym również o obsługę kadrowo-płacową.

W CREDIT zakres takiej obsługi może obejmować między innymi:

• sporządzanie miesięcznych list wynagrodzeń,
• przygotowywanie i przesyłanie deklaracji do ZUS,
• sporządzanie umów o pracę, świadectw pracy i innych dokumentów związanych z zatrudnieniem,
• prowadzenie akt osobowych.

Szczegóły znajdziesz w naszym zakresie usług księgowych i kadrowo-płacowych.

W aktualnym cenniku CREDIT obsługa kadrowa wyceniana jest od liczby osób objętych obsługą. Aktualne stawki możesz sprawdzić w cenniku usług księgowych.

Zatrudniasz pracownika niedługo po założeniu firmy?

Pojawienie się pierwszego pracownika często jest jednym z pierwszych etapów rozwoju działalności.

Jeżeli firma została uruchomiona niedawno, warto jednocześnie upewnić się, że uporządkowana jest jej bieżąca księgowość, obieg dokumentów i rozliczenia z ZUS.

Jeżeli jesteś jeszcze na wcześniejszym etapie, przeczytaj nasz poradnik o zakładaniu firmy w Koninie krok po kroku.

Osobno opisaliśmy również, co obejmuje księgowość jednoosobowej działalności gospodarczej.

Obsługa kadrowo-płacowa firm w CREDIT

Zatrudnienie pierwszego pracownika oznacza wejście w zupełnie nowy obszar obowiązków przedsiębiorcy. Od tej chwili trzeba pilnować nie tylko własnych rozliczeń, lecz także terminów i dokumentacji dotyczących zatrudnionej osoby.

CREDIT zapewnia przedsiębiorcom obsługę księgową oraz kadrowo-płacową. Jeżeli prowadzisz firmę i szukasz biura rachunkowego w Koninie, możemy pomóc również w bieżącej obsłudze pracowników.

Planujesz zatrudnić pierwszą osobę albo właśnie powiększasz zespół? Skontaktuj się z CREDIT i ustal zakres obsługi kadrowo-płacowej swojej firmy.

Najczęściej zadawane pytania o zatrudnienie pierwszego pracownika