Pełnomocnictwo ZUS PEL – jak udzielić go elektronicznie w eZUS?

Prowadzisz firmę i chcesz, aby księgowa lub pracownik biura rachunkowego mógł załatwiać w Twoim imieniu sprawy w ZUS? W tym celu potrzebne jest odpowiednie pełnomocnictwo. Służy do tego formularz PEL, który można obecnie złożyć również elektronicznie za pośrednictwem eZUS.

Dzięki pełnomocnictwu przedsiębiorca nie musi samodzielnie zajmować się każdą sprawą związaną z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych. Odpowiednio upoważniona osoba może między innymi kontaktować się z ZUS, składać dokumenty oraz – jeżeli zakres pełnomocnictwa na to pozwala – korzystać z danych i usług dostępnych w eZUS.

Jak udzielić pełnomocnictwa PEL online? Wyjaśniamy krok po kroku.

Co to jest pełnomocnictwo ZUS PEL?

PEL to formularz służący do udzielenia pełnomocnictwa do wykonywania określonych czynności w relacjach z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych.

W przypadku przedsiębiorców pełnomocnikiem często zostaje:

• księgowa lub księgowy,
• pracownik biura rachunkowego,
• osoba zajmująca się kadrami i płacami,
• pracownik przedsiębiorstwa,
• inna osoba fizyczna upoważniona do reprezentowania przedsiębiorcy.

Pełnomocnikiem w ZUS jest osoba fizyczna posiadająca zdolność do czynności prawnych. Dlatego w przypadku współpracy z biurem rachunkowym pełnomocnictwo jest w praktyce udzielane konkretnej osobie, np. pracownikowi biura prowadzącemu obsługę firmy.

Do czego potrzebne jest pełnomocnictwo PEL?

Zakres uprawnień pełnomocnika zależy od tego, jakie opcje zostaną wskazane podczas składania formularza.

Pełnomocnictwo może pozwalać między innymi na:

• załatwianie spraw przedsiębiorcy w ZUS,
• składanie wniosków i dokumentów,
• prowadzenie korespondencji z ZUS,
• otrzymywanie korespondencji,
• wykonywanie konkretnej wskazanej czynności,
• korzystanie z eZUS w określonym zakresie,
• dostęp do informacji związanych z rolą płatnika składek.

To ważne szczególnie przy współpracy z biurem rachunkowym. Samo przekazywanie księgowej dokumentów firmy nie oznacza automatycznie, że może ona reprezentować przedsiębiorcę przed ZUS lub uzyskać dostęp do jego danych w eZUS.

Czy PEL można złożyć przez internet?

Tak. Formularz PEL jest dostępny elektronicznie w systemie eZUS. Oznacza to, że przedsiębiorca nie musi drukować dokumentu i osobiście dostarczać go do placówki ZUS.

Nadal dostępna jest również tradycyjna wersja formularza, którą można wypełnić, wydrukować i przekazać do ZUS.

Dla przedsiębiorców korzystających na co dzień z usług elektronicznych zdecydowanie wygodniejsze jest jednak udzielenie pełnomocnictwa online.

Jak złożyć pełnomocnictwo ZUS PEL online?

Całą procedurę można przeprowadzić po zalogowaniu się do swojego konta eZUS.

1. Zaloguj się do eZUS

Pierwszym krokiem jest zalogowanie się do swojego profilu w eZUS.

Po uzyskaniu dostępu do konta możesz rozpocząć wyszukiwanie odpowiedniej usługi związanej z pełnomocnictwami.

2. Wyszukaj usługę dotyczącą PEL

Przejdź do Katalogu usług, a następnie wyszukaj hasło „PEL”.

W systemie powinna pojawić się usługa dotycząca udzielenia pełnomocnictwa lub zmiany danych w istniejącym pełnomocnictwie.

Wybierz odpowiednią pozycję i rozpocznij wypełnianie formularza.

3. Określ, w czyim imieniu działasz

W kolejnej części formularza należy wskazać dane osoby udzielającej pełnomocnictwa.

W zależności od sytuacji możesz działać:

• we własnym imieniu,
• w imieniu swojej firmy,
• w imieniu innego podmiotu, który masz prawo reprezentować, np. spółki.

W przypadku spółek trzeba zwrócić szczególną uwagę na obowiązujące zasady reprezentacji.

Jeżeli spółka posiada kilku przedstawicieli, którzy zgodnie z zasadami reprezentacji muszą wspólnie udzielić pełnomocnictwa, konieczne może być dołączenie formularza PEL-Z.

4. Wpisz dane pełnomocnika

Następnie należy podać dane osoby, której udzielasz pełnomocnictwa.

Formularz wymaga danych umożliwiających prawidłowe zidentyfikowanie pełnomocnika. W przypadku współpracy z biurem rachunkowym warto wcześniej uzyskać od biura wszystkie informacje potrzebne do poprawnego wypełnienia formularza.

Błąd w danych pełnomocnika może utrudnić lub opóźnić przypisanie odpowiednich uprawnień.

5. Wybierz zakres pełnomocnictwa

To jeden z najważniejszych etapów całej procedury.

Pełnomocnictwo może dotyczyć wszystkich spraw w ZUS albo zostać ograniczone do określonych czynności.

Możesz na przykład upoważnić pełnomocnika:

• do załatwiania spraw w ZUS,
• do wykonania konkretnej czynności,
• do otrzymywania określonych dokumentów,
• do działania za pośrednictwem eZUS.

Szczególną uwagę należy zwrócić na dostęp do eZUS.

Jeżeli chcesz, aby osoba prowadząca księgowość mogła wykonywać odpowiednie czynności również elektronicznie, zakres pełnomocnictwa powinien obejmować korzystanie z eZUS.

Nie warto automatycznie zaznaczać wszystkich możliwych uprawnień. Zakres pełnomocnictwa najlepiej dopasować do rzeczywistych obowiązków osoby, która ma reprezentować firmę.

Jakie dane może zobaczyć pełnomocnik w eZUS?

Zakres dostępu zależy między innymi od roli, dla której zostanie udzielone pełnomocnictwo.

W przypadku przedsiębiorców szczególnie istotna jest rola płatnika składek. Może ona obejmować dostęp do informacji dotyczących rozliczeń z ZUS, osób zgłoszonych do ubezpieczeń oraz innych danych znajdujących się na koncie płatnika.

Jeżeli pełnomocnictwo nie zostanie odpowiednio ograniczone, pełnomocnik może otrzymać szeroki dostęp do danych związanych z określoną rolą.

Dlatego przed wysłaniem dokumentu warto dokładnie sprawdzić, jakie uprawnienia rzeczywiście są potrzebne księgowej lub pracownikowi biura rachunkowego.

Czy pełnomocnictwo PEL może być udzielone na określony czas?

Tak. W formularzu można wskazać okres, przez który pełnomocnictwo ma obowiązywać.

Jeżeli nie zostanie wskazana data obowiązywania, ZUS przyjmuje co do zasady, że pełnomocnictwo obowiązuje od dnia, w którym dokument dotrze do ZUS, aż do jego odwołania.

Inaczej wygląda sytuacja, gdy pełnomocnictwo dotyczy wyłącznie wykonania konkretnej czynności. W takim przypadku nie należy wskazywać okresu obowiązywania pełnomocnictwa.

Sprawdź formularz przed wysłaniem

Przed zatwierdzeniem dokumentu warto jeszcze raz sprawdzić:

• dane przedsiębiorcy,
• dane firmy lub reprezentowanego podmiotu,
• dane pełnomocnika,
• zakres udzielonych uprawnień,
• dostęp do eZUS,
• okres obowiązywania pełnomocnictwa,
• ewentualne załączniki.

Szczególną uwagę warto zwrócić właśnie na zakres pełnomocnictwa. Zbyt wąski zakres może uniemożliwić księgowej wykonywanie części potrzebnych czynności, natomiast zbyt szeroki może zapewnić dostęp do danych, który nie jest potrzebny do bieżącej obsługi przedsiębiorstwa.

Po sprawdzeniu dokumentu pozostaje jego elektroniczne podpisanie i wysłanie do ZUS.

Jak zmienić zakres pełnomocnictwa PEL?

Zakres udzielonego wcześniej pełnomocnictwa można zmienić.

Nie trzeba w tym celu najpierw odwoływać poprzedniego pełnomocnictwa. Jeżeli chcesz je ograniczyć lub rozszerzyć, możesz ponownie złożyć formularz PEL, wskazując cały zakres uprawnień, który ma obowiązywać od tej pory.

Może to być potrzebne na przykład wtedy, gdy biuro rachunkowe przejmuje dodatkowo obsługę kadrowo-płacową albo zmienia się sposób współpracy z księgową.

Jak odwołać pełnomocnictwo w ZUS?

Pełnomocnictwo nie musi obowiązywać bezterminowo.

Jeżeli kończysz współpracę z księgową, zmieniasz biuro rachunkowe albo dana osoba nie powinna już mieć dostępu do spraw Twojej firmy w ZUS, należy zadbać o odwołanie jej uprawnień.

Służy do tego formularz PEL-O – Odwołanie pełnomocnictwa.

Można go złożyć również elektronicznie.

To szczególnie ważne przy zmianie biura rachunkowego. Samo rozwiązanie umowy z dotychczasowym biurem nie oznacza, że wszystkie udzielone wcześniej pełnomocnictwa automatycznie zostaną usunięte.

Warto więc podczas zmiany księgowości sprawdzić nie tylko przekazywaną dokumentację, ale także aktualne pełnomocnictwa w ZUS i innych urzędach.

PEL, PEL-Z i PEL-O – czym się różnią?

Nazwy formularzy mogą być podobne, ale każdy z nich pełni inną funkcję.

PEL – podstawowy formularz służący do udzielenia pełnomocnictwa lub zmiany jego zakresu.

PEL-Z – załącznik stosowany między innymi wtedy, gdy reprezentacja podmiotu wymaga udziału kilku przedstawicieli.

PEL-O – formularz służący do odwołania udzielonego wcześniej pełnomocnictwa.

Przy sprawach związanych z kontrolą ZUS funkcjonuje dodatkowo formularz PEL-K, dotyczący upoważnienia do reprezentowania płatnika składek podczas kontroli.

Pełnomocnictwo dla biura rachunkowego – o czym pamiętać?

Jeżeli powierzysz prowadzenie księgowości zewnętrznemu biuru, warto już na początku współpracy ustalić, jakie uprawnienia będą potrzebne do prawidłowej obsługi firmy.

Dotyczy to nie tylko ZUS, ale również spraw związanych z urzędem skarbowym, deklaracjami elektronicznymi czy dostępem do odpowiednich systemów administracji publicznej.

Dobrze przygotowany proces przekazania uprawnień pozwala księgowej wykonywać swoje obowiązki sprawnie i bez każdorazowego angażowania przedsiębiorcy.

Jednocześnie przedsiębiorca powinien mieć kontrolę nad tym, kto posiada dostęp do danych firmy i jaki jest zakres tego dostępu.